Nieuws
Als het aankomt op een prettig werkklimaat waarin mensen respectvol met elkaar omgaan, zichzelf kunnen zijn en fouten mogen maken, blijken er nog tal van blinde vlekken te zijn. Ook bij organisaties die de infrastructuur op orde hebben en het op papier goed geregeld hebben. Hoe kom je er nu achter hoe het echt is gesteld met de sociale veiligheid binnen jouw organisatie? En hoe weet je waar de risico’s en kwetsbaarheden zitten? Marjolein van Dijk, programmaleider sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP, vertelt waarom het belangrijk is om regelmatig een meting en risicoanalyse uit te voeren.
Veilig werken, het klinkt zo logisch. Toch is het geen vanzelfsprekendheid. Zeker niet als we het over sociale veiligheid hebben. Kijk alleen al naar de vele meldingen over ongewenste omgangsvormen die zijn binnengekomen bij organisaties naar aanleiding van de uitzending van BOOS over de misstanden bij The Voice of Holland. Van Dijk: ‘Als mensen zich sociaal onveilig voelen, dan heeft dit invloed op het werk, de dienstverlening, het team en de organisatie. Sociale veiligheid raakt iedereen, van medewerker tot bestuurder. Het is daarom een gezamenlijke verantwoordelijkheid die continu op de agenda hoort te staan.’
‘We zien nu bij veel organisaties en besturen dat sociale veiligheid op de agenda staat en dat ze aan de slag willen. Maar hoe begin je en waar leg je de nadruk op? Het is slim om te starten met een risicoanalyse. Met een risicoanalyse onderzoek je de actuele risico’s die betrekking hebben op de integriteit en sociale veiligheid binnen jouw organisatie of bestuur. Het doel van een risicoanalyse is kwetsbaarheden blootleggen en de mensen en organisatie weerbaar maken. Vanuit het CAOP hebben we een risicoanalyse ontwikkeld voor integriteit en sociale veiligheid.
Onze risicoanalyse sociale veiligheid bestaat uit twee modules: de Meting & Analyse Sociale Veiligheid (M&ASV) of Volwassenheidsmeting integriteit en verdiepende bijeenkomsten met medewerkers en leidinggevenden.
Met de meting haal je informatie op over integriteit en over hoe sociaal veilig mensen zich voelen in de organisatie. Vragen komen aan bod over onder andere de werkcultuur, de leercultuur, de omgang met ongewenst gedrag, het organisatiebeleid en de rol van leidinggevenden. Deze meting is altijd maatwerk, want geen sector is gelijk en elke organisatie is anders.’
‘Met de verdiepende bijeenkomsten kun je met elkaar de risico’s en kwetsbaarheden in kaart brengen en beoordelen welke maatregelen nodig zijn om deze risico’s te voorkomen of beperken. Wij gebruiken hiervoor onze speciaal ontwikkelde Group Decision Room (GDR) waarmee we de gespreksdeelnemers via een digitale applicatie vertrouwelijk hun input over risico’s en kwetsbaarheden kunnen laten delen. Dit is een doeltreffende manier om een veilige en gelijkwaardige setting te creëren. Iets wat cruciaal is bij het bespreken van zulke kwetsbare onderwerpen.
Ook andere onderwerpen die een voedingsbodem kunnen vormen voor sociaal onveilige situaties halen we tijdens deze bijeenkomsten naar boven. Het unieke van deze bijeenkomsten is dat het drie resultaten oplevert:
‘Elke risicoanalyse vraagt maatwerk. De werkomgeving, werkzaamheden, hiërarchische verhoudingen en contacten met externen kunnen specifieke risico’s en kwetsbaarheden op het gebied van integriteit en sociale veiligheid met zich meebrengen. Ook de functiegroep maakt uit. Een politieke ambtsdrager loopt bijvoorbeeld hele andere risico’s dan een rechtbankmedewerker, balletdanser of verpleegkundige.’
‘Zorg ervoor dat voor alle lagen binnen de organisatie duidelijk is hoe je omgaat met risico’s en dilemma’s en laat het gewenste voorbeeldgedrag zien.’
Marjolein van Dijk, programmaleider sociale veiligheid en integriteit
‘Om sociale veiligheid en integriteit stevig in het dna van de organisatie te verankeren, is een integrale benadering met een duurzame en samenhangende aanpak cruciaal. Wij gebruiken het wetenschappelijk onderbouwd model van ‘De Integriteitsinfrastructuur’, ontwikkeld door het voormalig Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS). Het model beschrijft de zeven dimensies van integriteitsmanagement en is goed toepasbaar op sociale veiligheid. Op basis van de integriteitinfrastructuur maken wij een analyse.’
‘Deze zeven dimensies werken in onderlinge samenhang en vragen om een constante investering op zowel de harde aspecten zoals regelgeving en handhaving, als de zachte aspecten zoals normen en waarden, gedrag en training. Afhankelijk van de uitkomsten van de risicoanalyse kun je concrete acties formuleren op elk van deze gebieden. Denk aan het organiseren van bewustwordingssessies en maatwerkbijeenkomsten over bijvoorbeeld ethisch leiderschap, de inzet van een externe en onafhankelijke vertrouwenspersoon en het opstellen van een meldregeling of vormgeven van een onafhankelijke klachtencommissie ongewenst gedrag. Daarbij is het belangrijk om te leren van het verleden om zo een gedeelde visie en moraal te ontwikkelen. Kortom, zorg ervoor dat voor alle lagen binnen de organisatie duidelijk is hoe je omgaat met bepaalde risico’s en dilemma’s en laat daarbij het gewenste voorbeeldgedrag zien. De adviseurs van het CAOP kunnen je adviseren en helpen bij het verhogen van dit bewustzijn en het verbeteren van de infrastructuur.’
‘Hoewel het in kaart brengen van psychosociale risico’s vaak is ingebed in een RI&E, is dit te beperkt. De inhoud van een meting en analyse in combinatie met verdiepende bijeenkomsten geeft veel meer verdieping dan een RI&E. Je kijkt naar de volledige context waarbinnen een organisatie opereert. Het is wel goed om na te gaan welke risico’s op het gebied van psychosociale belasting al bekend zijn vanuit de meest recente RI&E, welke aanpak daarvoor is geformuleerd en of dit succes heeft.’
‘Sociale veiligheid kun je niet alleen in regels vangen. Het moet in de cultuur, in de omgangsvormen en in het gedrag van mensen verankerd zijn.’
Marjolein van Dijk, programmaleider sociale veiligheid en integriteit
‘Een goed uitgevoerde risicoanalyse waar je vervolgens de juiste vervolgstappen aan verbindt, draagt bij aan een prettig en sociaal veilig werkklimaat. In een sociaal veilige werkomgeving waar aandacht is voor integriteit voelen mensen zich fysiek en mentaal beter en is de productiviteit hoger. Als zij zich geen zorgen hoeven maken over intimidatie, discriminatie, seksueel grensoverschrijdend gedrag of andere integriteitskwesties werken ze met meer plezier en presteren ze beter. Dit zorgt voor bevlogen medewerkers die hun vakmanschap optimaal kunnen inbrengen in betekenisvol werk. Het ziekteverzuim is lager en collega’s halen het beste in elkaar naar boven. Het leervermogen van individuen, teams en de organisatie als geheel gaat dus omhoog.
Daarnaast betekent sociale veiligheid integer gedrag stimuleren en het goede kunnen doen, ook als er niemand kijkt. Dit zijn dingen die je niet alleen in regels kunt vangen. Het moet in de cultuur, in de omgangsvormen en in het gedrag van mensen verankerd zijn. Een risicoanalyse is je startpunt. Hiermee krijg je inzicht in wat er speelt en waar de risico’s zitten binnen jouw organisatie. Vervolgens kun je daar gericht actie op ondernemen.’
‘Verhoog de integriteitsvolwassenheid binnen je organisatie en schep de kaders voor een sociaal veilige werkomgeving.’
Marjolein van Dijk, programmaleider sociale veiligheid en integriteit
‘Het creëren van een sociaal veilige en integere werkomgeving is nooit ‘af’. Er blijven altijd risico’s en kwetsbaarheden bestaan. Het is daarom belangrijk om het onderwerp op de agenda te houden. Dit kun je doen door regelmatig, zeg om de twee à drie jaar, een risicoanalyse uit te voeren. Zo houd je ook rekening met actualiteiten. Verder raad ik aan om een breed gedragen werkgroep samen te stellen waarin verschillende sleutelactoren vertegenwoordigd zijn, zoals de bestuurder, de vertrouwenspersoon, integriteitscoördinator, HRM-adviseur, arbodienstverlening, juridische zaken, de OR en een adviseur Diversiteit & Inclusie.
Zo’n werkgroep stel je samen op basis van de sleutelactoren die werkzaam zijn in de betreffende organisatie. Door de aandacht te vestigen op mogelijke risico’s, kennis te delen, te inspireren en te fungeren als klankbord en sparringpartner binnen de organisatie dragen zij bij aan het levend houden van het onderwerp. Gebruik actuele onderwerpen zoals bijvoorbeeld de misstanden bij The Voice of Holland als aanleiding om te reflecteren op het eigen beleid. Nodig daarnaast inspirerende sprekers uit andere werkvelden uit voor een frisse blik en bouw door middel van training en opleiding expertise op. Zo verhoog je de integriteitsvolwassenheid binnen je organisatie en schep je de kaders voor een sociaal veilige werkomgeving.’
