Wat kunnen organisaties leren van de misstanden bij The Voice of Holland?

Door Marjolein van Dijk en Hans Groot

Werkgevers hebben een (wettelijke) zorgplicht voor goede arbeidsomstandigheden en een (sociaal) veilige werkomgeving. Ze moeten nú initiatief tonen om een cultuurverandering in gang te zetten. Hierbij is het belangrijk dat rekening wordt gehouden met de volgende zeven speerpunten.

Ken je kwetsbaarheden

Elke organisatie heeft te maken met kwetsbaarheden en risico’s in het werk. Voor elke sector of functiegroep kan dat iets anders betekenen. Medewerkers en oud-kandidaten van The Voice of Holland hebben aangetoond waar de kwetsbaarheden en risico’s liggen bij een productie als The Voice of Holland; misbruik van afhankelijkheidsrelaties, misbruik van machtsverhoudingen, privécontact met coaches, slecht leiderschap en gebrekkig beleid om te melden. Dit alles met seksueel grensoverschrijdend gedrag tot gevolg. Het is belangrijk dat men investeert in een goede analyse van mogelijke risico’s.

Bij een nieuwe productie, een nieuw bedrijfsproces of nieuwe functie bedenk je van tevoren welke eventuele ongewenste effecten (risico’s) zich voor kunnen doen. Daar kun je dan preventief op inzetten. Wil je een analyse doen op bestaande werkzaamheden en processen? Ga dan vooral in gesprek met je personeel of, in het geval van The Voice of Holland, met oud-kandidaten. Zij kennen als geen ander de dagelijkse gang van zaken. Op basis van de risico’s kun je beoordelen welke maatregelen er nodig zijn om de risico’s te ondervangen of tenminste te beperken. Ook die beheersmaatregelen pas je aan op dat wat er nodig is. Zo wordt bij filmproducties soms een intimiteitscoach ingezet voor de acteurs die een vrijscène opnemen. Zo’n coach maakt van tevoren duidelijke afspraken over grenzen van de acteurs en bewaakt deze grenzen op de set.

De kennelijke afwezigheid van enig besef van deze risico’s bij The Voice of Holland is niet uniek: inmiddels horen we van destijds betrokkenen bij voorlopers zoals Idols dat ook daar geen draaiboeken, coaches of vierogenprincipes bestonden. Terwijl het zich laat raden dat de kwetsbare afhankelijkheidsrelaties tussen juryleden en kandidaten ook daar hebben bestaan.

Stel een interne én externe vertrouwenspersoon aan

De basis van je sociale veiligheidsbeleid is dat je zoveel als mogelijk preventief inzet op het bevorderen van sociale veiligheid. Bij The Voice of Holland waren redacteuren volgens het verantwoordelijke Talpa tevens aangesteld als kandidatenbegeleiders. Maar wat houdt die functie in? Kun je vertrouwelijke gesprekken voeren met deze begeleiders? Zijn ze opgeleid om kandidaten te begeleiden bij gevoelige kwesties zoals ongewenst gedrag? Kunnen zij een kandidaat wel begeleiden bij deze kwesties, als ze tegelijkertijd de druk ervaren om op tijd de productie te draaien?

Kies liever voor een interne en externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, kan adviseren in de omgang met kwesties zoals ongewenst gedrag en geeft voorlichting. Het voordeel van een externe vertrouwenspersoon is dat deze geen gezagsrelatie heeft met de directeur.

Positioneer de vertrouwenspersoon hoog in de organisatie

De vertrouwenspersoon heeft een signaalfunctie. Indien structureel sprake is van ongewenste omgangsvormen, kan de vertrouwenspersoon hier met instemming van de melders ook geanonimiseerd signalen over afgeven. Het is daarbij belangrijk dat je de vertrouwenspersoon hoog positioneert in de organisatie. Een vertrouwenspersoon wordt vaak aangesteld door de algemeen directeur met de woorden: “mijn deur staat altijd open”. Laat dat ook zo zijn en stel een vertrouwenspersoon aan die de business kent en het gezag heeft om de directeur aan te spreken. Een goede vertrouwenspersoon heeft de daadkracht om zijn of haar rol neer te leggen als hij niet serieus wordt genomen door de directeur. Dat zendt een sterk signaal uit naar de organisatie.

Leg tenslotte schriftelijk vast dat de vertrouwenspersoon bescherming geniet tegen ontslag, zoals een OR-lid wordt beschermd tegen ontslag vanwege zijn lidmaatschap van de OR. Of nog beter, en dit is een oproep aan de landelijke politiek: zorg er eindelijk voor dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt vastgelegd in de wet.

Houd er rekening mee dat het mis kan gaan

Mensen zijn niet feilloos en maken fouten. Houd daar rekening mee in je organisatie. Iedereen werkt vanuit zijn eigen morele kompas. Maar welk kompas hanteer je als organisatie? De meest voorkomende integriteitsschending binnen organisaties is ongewenst gedrag: pesten, buitensluiten, negeren, intimideren, beledigen, schreeuwen, discrimineren en seksueel grensoverschrijdend gedrag. Maak zichtbaar wat wel en niet kan qua gedrag, laat zelf het goede voorbeeld zien en train personeel hierin. Zorg ervoor dat je een gedragscode hebt waarmee je transparant maakt wat je verstaat onder integer handelen en sociale veiligheid. En zorg dat de gedragscode geen dode letter wordt: spreek  met individuele werknemers en teams regelmatig over gewenst en ongewenst gedrag.

Handel zichtbaar bij ongewenst gedrag

Zo’n gedragscode is niet vrijblijvend en aan de overtreding van gedragsregels zijn consequenties verbonden. Voor iedereen moet duidelijk zijn hoe met signalen van ongewenste omgangsvormen wordt omgegaan binnen de organisatie. Tegelijkertijd weten we ook dat werkgevers moeite hebben om met een melding van ongewenst gedrag om te gaan. Ze vinden het complex en soms moeilijk te duiden. Het is vaak het woord van de een tegen de ander. En ze willen niet zomaar een medewerker vals beschuldigen. De perceptie van het slachtoffer moet een aanzienlijk gewicht krijgen, tegelijkertijd moet ook worden uitgesloten dat de melding (deels) is ingegeven door rancune. In de omgang met meldingen is het belangrijk dat ze serieus worden genomen, dat niemand onaantastbaar is, dat een integriteitsspecialist zorgvuldig onderzoek doet als dat nodig is en er nazorg is voor de melder en eventuele getuigen.

En wat nog veel te weinig gebeurt: leer van de casussen die zich voordoen in jouw organisatie. Ga samen zitten met de mensen die betrokken zijn geweest bij een casus om structureel iets te veranderen in je organisatie. Daaruit kan weer moresprudentie ontstaan. Dat is een gedeelde visie en moraal op hoe je omgaat met risico’s, kwetsbaarheden en dilemma’s.

Weet hoe het reilt en zeilt in je organisatie

‘We kunnen pas iets doen, als er meldingen binnenkomen’ is toch wel de grootste misvatting als het gaat om een veilig werkklimaat. Je bent er als werkgever voor verantwoordelijk dat je weet hoe het reilt en zeilt binnen je organisatie. Dat betekent dat je regelmatig uitvraagt hoe veilig mensen zich voelen in jouw organisatie. Gebruik een meting om aspecten van sociale veiligheid in relatie tot de werkcultuur uit te vragen bij personeel, cliënten, opdrachtgevers of kandidaten. Zorg dat mensen anoniem hun bijdrage kunnen geven en ga serieus en daadkrachtig om met de resultaten van zo’n meting.

Bij The Voice of Holland waren kandidaten extra angstig om informatie te geven omdat ze geheimhoudingscontracten hebben ondertekend die zo breed geformuleerd zijn dat je nergens over kan praten. Dat wordt met de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) sowieso verleden tijd. Met deze wet komt er een verbod op zwijgbedingen wanneer het gaat om misstanden. En met deze wet komt er de mogelijkheid om misstanden direct extern te melden. Daarom is het belangrijk om intern je sociale veiligheidsbeleid goed op orde te hebben. Kortgezegd: als je als werkgever niet toont dat je het uiterst serieus neemt, ligt het met de nieuwe wet gelijk op straat. En ook hier geldt: tonen van de top zijn cruciaal. ‘Ik ben me rot geschrokken’ is geen optie. Steeds aan de bal zijn, de stand van zaken monitoren en instrumenten opnemen in de normale bedrijfsvoering, daar gaat het om.

Lead the change

De rol van leiders is dus cruciaal in het tot stand laten komen van een sociaal veilig werkklimaat. Zij vervullen een voorbeeldfunctie en bepalen welk gedrag en welke waarden belangrijk zijn of niet. Als de directeur van een organisatie in openheid en regelmatig praat over gewenste omgangsvormen, dan praten medewerkers er ook over en ís het ook belangrijk. Het is goed als leiders training krijgen in hoe zij sociale veiligheid kunnen inbedden, welke rol ze daar zelf in spelen en inzicht krijgen in welke invloed macht heeft op henzelf en op hun omgeving. En wat de commerciële sector vast wel aanspreekt: het is good for business. Met een integere bedrijfsvoering kun je alles verkopen: bier en koekjes maar ook vliegtickets en The Voice of Holland-formats, om maar iets te noemen.

Meer informatie

Sociale veiligheid is een cruciaal onderdeel van de interne arbeidsverhoudingen en cultuur en kan worden geborgd door zowel preventief als repressief instrumenten in te zetten. Het CAOP helpt organisaties, bestuurders, leidinggevenden en medewerkers door het hele land om hun integriteitsinfrastructuur te verbeteren, het integriteitsbewustzijn te verhogen en integriteit en sociale veiligheid te borgen in hun organisatie.