1. Doelstelling cameratoezicht
Het cameratoezicht van het CAOP dient verschillende doelen:
- bezoekers toegang verlenen tot het gebouw
- beveiliging van de buitenschil van de panden Lange Voorhout 13 en Hoge Nieuwstraat 14
- beveiliging van de serverruimte in de CAOP-huisvesting in de Arthur van Schendelstraat 600, Utrecht.
2. Grondslag cameratoezicht CAOP
De grondslag voor het cameratoezicht is het gerechtvaardigd belang van het CAOP (artikel 6f AVG). Bij toepassing van deze grondslag hoort een belangenafweging te worden gemaakt tussen het belang van de verwerkingsverantwoordelijke (CAOP) en de belangen van betrokkenen (die voor de camera’s verschijnen). De belangen van het CAOP hier zijn
- een efficiënte inrichting van de organisatie, waarbij een met één persoon bemenste receptie in staat moet zijn bezoekers toegang te geven tot het pand en de parkeergarage;
- de bescherming van mensen en eigendommen in het pand.
Om de belangen van mensen die geen relatie hebben met het CAOP te beschermen zijn de in gebruik zijnde camera’s alleen gericht op de toegangen tot het pand, de parkeergarage en de serverruimte in Utrecht. Er zijn geen camera’s gericht op de openbare ruimte (Lange Voorhout, Hoge Nieuwstraat), zodat zo min mogelijk inbreuk wordt gemaakt op de privacy van passanten.
3. Verantwoordelijke en verwerker
Het CAOP is zelf verantwoordelijke voor de verwerking van de beelden van de camera’s. Voor de camera in Utrecht voert het CAOP dit ook zelf uit. Voor de overige camera’s is CCTV ingehuurd voor het beheer van de camera’s.
Binnen het CAOP is het hoofd F&C in zijn verantwoordelijkheid voor het beheer van het gebouw degene die zorgdraagt voor de aanschaf, bevestiging en het technisch correct functioneren van de camera’s in de panden Lange Voorhout 13 en Hoge Nieuwstraat 14. Het hoofd Informatisering en Facilitair is verantwoordelijk voor het gebruik van de camerabeelden en opnames en de naleving van de wettelijke eisen die hieraan gesteld zijn. De camera in de serverruimte wordt beheerd door de ICT-beheerders.
4. Bekend maken dat er toezicht is
Bij de ingang van de parkeergarage hangen bordjes, zodat de gast weet dat hij gefilmd wordt. Bij de camera’s bij toegangsdeuren hangen stickers, zodat de gast weet dat hij gefilmd wordt. De serverruimte in Utrecht waar een camera hangt is alleen toegankelijk voor de ICT-medewerkers die deze camera ook bedienen.
5. Bewaartermijn
De beelden van de camera’s worden opgeslagen op een server in een beveiligde ruimte. Alle camera’s treden pas in werking als zij beweging signaleren. Is er veel beweging, dan is de opslagruimte eerder vol, dan wanneer er weinig bewegingen worden gedetecteerd. De opslag is zo ingesteld dat de beelden nooit langer dan vier weken worden bewaard. (NB. de termijn van vier weken is een termijn die – als er geen bijzondere redenen zijn – in het kader van de AVG als maximale termijn wordt beschouwd.).
6. Toegang tot de beelden
De beelden van de camera’s in de garage en de garage ingang met uitzondering van de camera op de intercominstallatie worden geprojecteerd op het scherm van de receptioniste. De camera’s van de intercominstallatie worden getoond op het scherm van de intercominstallatie bij de receptie na indrukken van de bel op de vier intercombellen. De beelden van de camera in Utrecht worden niet standaard geprojecteerd op een scherm. De ICT-beheerders kunnen desgewenst de beelden op hun beeldscherm bekijken.
Inzien door informatiebeveiligingsfunctionaris (IBF) CAOP
De opgeslagen beelden kunnen door de IBF worden bekeken in geval er aanleiding is om dat te doen. De aanleiding kan een beveiligingsincident zijn.
Inzien door betrokkenen
Een betrokkene mag beelden zien als hij/zij hem of haar zelf betreffen. Een verzoek daartoe wordt schriftelijk gedaan aan de IBF van het CAOP.
Inzien door derden
Bij de beoordeling of een verzoek van een derde tot het zien van de beelden wordt ingewilligd, wordt overwogen of het zien van de beelden plaatsvindt ter nakoming van een wettelijke plicht en of het inzien noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van het CAOP of van de derde. Het inzien van de beelden door derden vindt niet plaats indien het privacybelang van de betrokkene (degene die op de beelden staat) voorgaat.
7. Verstrekken van beelden aan derden
De politie kan het CAOP verzoeken om een kopie van specifieke camerabeelden te leveren. De camerabeelden worden door de politie gevorderd bij schriftelijk bevel tot uitlevering ex artikel 96a van het Wetboek van Strafvordering. Wanneer politie of justitie op grond van hun bevoegdheden nadere gegevens vorderen, zullen deze worden verstrekt.
Er zal aangifte worden gedaan bij de politie als op de beelden een incident wordt waargenomen waarbij er:
- gevaar bestaat voor de algemene veiligheid van personen of goederen;
- een misdrijf op heterdaad ontdekt wordt;
- een aanwijzing is voor een terroristisch misdrijf.
Bijlage 1: Overzicht in gebruik zijnde camera’s
