Dit artikel is onderaan deze pagina ook als pdf-document te downloaden.
Is er sprake van ongewenst gedrag, dan moet het streven van iedere werkgever zijn om medewerkers de best mogelijke ondersteuning te bieden. Het bevorderen van een veilige werkomgeving is een noodzaak als het gaat om het welzijn van medewerkers. Deze hulp bestaat in eerste instantie uit het bieden van een luisterend oor en beluisteren wat de werknemer nodig heeft. Dit kan een leidinggevende, collega of vertrouwenspersoon oppakken. Daarnaast moet er ook een formele route zijn om een melding of klacht in te dienen.
Verschillen tussen een klacht ongewenst gedrag en een melding
Wat zijn eigenlijk de grootste verschillen tussen een klacht ongewenst gedrag en een melding? Bij het antwoord op deze vraag gaan we uit van wat in het algemeen gangbaar is. Uiteraard zijn er organisaties die andere keuzes maken als zij hier invulling aan geven. Die keuzes worden bijvoorbeeld ingegeven door bestaande voorzieningen op het terrein van integriteit en grensoverschrijdend gedrag of de context van de organisatie.
Wat is het doel van een klacht en een melding?
Bij een klacht wil de klagende persoon vaak een vorm van genoegdoening verkrijgen. De klager wil zijn grieven kenbaar maken en wil daarbij ook dat erkend wordt dat er iets verkeerd is gegaan. Het is een misvatting dat een gegrond verklaarde klacht ook als vanzelf leidt tot bijvoorbeeld een schadevergoeding of op een andere manier rechtsgevolg heeft, bijvoorbeeld een straf van betrokken medewerkers. De behandeling van een klacht is er in eerste instantie op gericht het vertrouwen tussen de organisatie en de klager te herstellen. Voor de organisatie kan een klacht ook een waardevol leermoment zijn.
Een melding is erop gericht een bepaalde situatie te beëindigen die naar het oordeel van de melder niet in orde is. De misstand of de integriteitsschending wordt rechtgezet. Dit is primair in het belang van de organisatie. Maar bij bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag kan daarmee ook het belang van de melder gediend zijn.
Waar moet een klacht of een melding over gaan?
Een klacht ongewenst gedrag moet gaan over een van de volgende gedragingen:
- Pesten
- Discriminatie
- (seksuele) intimidatie
- agressie en geweld
In de praktijk zien we dat bij ongewenst gedrag veelal wordt verwezen naar de klachtenregeling ongewenst gedrag en dat een melding via de meldregeling niet als alternatieve optie wordt overwogen. Dit terwijl de meldregeling ook bedoeld is om kwesties over ongewenst of grensoverschrijdend gedrag te melden. De meldregeling heeft daarmee een breder bereik.
Wie dient een klacht of een melding in?
Een klacht over ongewenst gedrag wordt meestal alleen in behandeling genomen als de klager het ongewenste gedrag zelf heeft ervaren. Een omstander kan – in tegenstelling tot de klachtregeling conform de Algemene wet bestuursrecht (Awb) – in de meeste klachtenregelingen ongewenst gedrag geen klacht indienen. Een melding daarentegen kan door alle medewerkers worden gemeld, ook als een medewerker omstander is geweest van bijvoorbeeld ongewenst gedrag en het niet zelf heeft ervaren. Zo komt het in diverse organisaties voor dat een leidinggevende namens een medewerker een melding doet van een vermoeden van een integriteitschending.
Volgens de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) vallen ook zzp’ers, inhuurkrachten en stagiaires onder de reikwijdte van werknemer. Wij raden aan om dezelfde reikwijdte te hanteren in de klachtenregeling ongewenst gedrag als in de meldregeling.
Hoe verloopt de opvolging van een klacht of melding?
Bij een klacht over ongewenst gedrag volgt na een ontvankelijkheidstoets van de klacht meestal de klachtbehandeling. De ontvankelijkheid van een klacht hangt af van wat daarover in de klachtregeling is vastgelegd. Getoetst kan bijvoorbeeld worden of de klacht voldoet aan bepaalde vormvereisten. In sommige regelingen is opgenomen dat eerst een informele route kan worden gestart, zoals bemiddeling. Dit kan alleen als de klager hiervoor openstaat en als dit nog niet geprobeerd is. Het komt namelijk geregeld voor dat een medewerker een klacht indient, terwijl deze onvoldoende informatie heeft over de mogelijkheden om de kwestie bespreekbaar te maken en op te volgen.
Waar bij een klacht de route vaak klachtbehandeling is, kan een melding op verschillende informele of formele manieren worden opgevolgd door de organisatie. Voor een medewerker is het grote verschil dat zij een behandeling van een klacht min of meer kunnen afdwingen als deze ontvankelijk is, maar dat bij een melding het bevoegd gezag aan zet is om te beslissen over de opvolging.
Wie gaat over de opvolging van een klacht of melding?
Een (externe) klachtencommissie toetst de ontvankelijkheid van de klacht. Bij ontvankelijkheid van de klacht wordt deze in behandeling genomen. Bij een melding adviseert degene die de melding heeft ontvangen aan de persoon die beslisbevoegd is over de opvolging van een melding. Het bevoegd gezag neemt hierover een besluit.
Hoe wordt een klager/melder betrokken bij de opvolging van een klacht of melding?
Bij een klacht over ongewenst gedrag is de klager altijd betrokken bij de klachtbehandeling, de klager is nadrukkelijk één van de betrokkenen bij de behandeling. Bij een melding kan het zijn dat de melder geen onderdeel is van het vervolgproces, omdat de melder geen persoonlijke betrokkenheid heeft bij de kwestie. De melder wordt dan geïnformeerd over de opvolgende processtappen. De melder is ook geen ‘partij’, ook niet als de melder als slachtoffer van het gedrag kan worden aangemerkt.
In hoeverre is anoniem melden of klagen mogelijk?
Een klacht over ongewenst gedrag moet schriftelijk worden ingediend, is concreet en bevat namen van beklaagde(n) en getuige(n). Een klacht kan niet anoniem worden ingediend. Dat is voornamelijk om te kunnen voldoen aan het principe van hoor en wederhoor. De Wbk geeft het recht aan medewerkers om een melding vertrouwelijk in te dienen, waarbij de identiteit van de melder geheim wordt gehouden (tenzij de melder toestemming geeft om zijn identiteit bekend te maken).
Hoe wordt een beklaagde/beschuldigde geïnformeerd over de klacht of melding?
Bij een klacht over ongewenst gedrag wordt de beklaagde op de hoogte gesteld over het feit dat een klacht is ingediend, krijgt een afschrift van de klacht en krijgt de mogelijkheid om zich te verweren. Bij een melding wordt de beschuldigde over wie de melding gaat geïnformeerd zodra dit mogelijk is, meestal is dat als duidelijk is welke opvolging een melding krijgt. Het kan soms in het belang van de opvolging van een kwestie zijn, om de beschuldigde niet direct te informeren over de melding.
Wettelijke plichten op het gebied van ongewenst gedrag
Een deel van de verwarring tussen klagen en melden komt door ervaren onduidelijkheid over wettelijke verplichtingen. Veel werkgevers denken bijvoorbeeld dat een klachtenregeling ongewenst gedrag verplicht is, maar dat is het tot nu toe nog niet. Van belang zijn in elk geval bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht, de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet bescherming klokkenluiders.
