De ombudsfunctionaris heeft een unieke plaats in de organisatie, omdat de rol aan niemand ondergeschikt is. Dat maakt dat de ombudsfunctionaris onafhankelijk kan opereren binnen een organisatie en toegang heeft tot alle gegevens en dossiers. ‘De ombudsfunctionaris kan zo, na een melding, zonder belemmeringen de juiste aandacht besteden aan meldingen’, vertelt Van Maris. ‘De ombudsfunctionaris is overigens niet verantwoordelijk voor het verbeteren van de sociale veiligheid in de organisatie, maar heeft de intentie om het te verbeteren.’ De ombudsfunctionaris bemiddelt, verwijst door of doet onderzoek. Dit kan in verschillende situaties zijn, zoals problemen in de samenwerking, ongewenst gedrag en integriteitskwesties. Daarnaast kan de ombudsfunctionaris onderzoek doen naar onderliggende oorzaken van problemen en adviezen geven om de organisatie te helpen zichzelf te blijven verbeteren.

Doet de ombudsfunctionaris zelf onderzoek naar meldingen van integriteitskwesties?

Als er melding wordt gedaan van een integriteitskwestie, zijn er verschillende mogelijkheden: zelf de integriteitskwestie onderzoeken, of het onderzoek uitbesteden. ‘Om juridisering zoveel mogelijk te voorkomen, is het goed om zelf informatie in te winnen en te leiden naar het goede gesprek’, legt Van Maris uit. ‘Als dat traject onverhoopt niet leidt tot een oplossing, kan er een officieel onderzoek worden ingesteld. Elk onderzoek begint met de vraag of het onderzoek wel zinvol is. Voldoet het aan de behoefte van de melder en helpt het de organisatie bij het oplossen van een vraagstuk? Die afweging kan per melding verschillen.’

Welke vaardigheden moet een ombudsfunctionaris hebben?

‘Vooropgesteld, er is geen standaard functieomschrijving van een ombudsfunctionaris, maar ik kan wel een aantal vaardigheden benoemen waarvan het handig is dat iemand in die functie deze bezit’, begint Van Maris over de competenties van een ombudsfunctionaris. ‘Een ombudsfunctionaris heeft een onafhankelijke en solistische rol binnen een organisatie. Daar een goede invulling aan geven, is niet voor iedereen weggelegd. Daar moet je tegen kunnen, want je opereert vaak alleen, je weet van gevoelige kwesties af en mag dat niet delen. Een ombudsfunctionaris moet echt stevig in de schoenen staan, want het adviseren en soms overtuigen van een directie van een organisatie kan lastig zijn. Uiteraard moet een ombudsfunctionaris integer zijn, inlevingsvermogen hebben en een goed luisterend oor kunnen bieden. Maar ook belangrijk: de ombudsfunctionaris moet communicatief vaardig zijn, gevoelige kwesties aanvoelen en zoveel mogelijk in staat zijn het goede gesprek te kunnen voeren om juridisering te voorkomen.’

Wat is het verschil tussen een ombudsfunctionaris en een vertrouwenspersoon?

Van Maris benoemt een duidelijke scheidslijn tussen de ombudsfunctionaris en de vertrouwenspersoon: ‘Het belangrijkste verschil is dat een vertrouwenspersoon niet kan bemiddelen nadat iemand hem of haar in vertrouwen heeft genomen. De vertrouwenspersoon biedt vooral een luisterend oor. De vertrouwenspersoon kan wel op macro-niveau een signalerende rol aannemen. Als er dus veel meldingen binnenkomen over een thema, of een persoon, kan de vertrouwenspersoon dat melden bij de directie. Uiteraard zonder de anonimiteit van melders op het spel te zetten.’

‘De ombudsfunctionaris is aan niemand in de organisatie ondergeschikt’, gaat Van Maris verder, ‘en heeft een adviserende rol. De ombudsfunctionaris is fulltime bezig met de functie en dat is weer een belangrijk verschil met bijvoorbeeld een externe integriteitscommissie, waarbij commissieleden vaak parttime betrokken zijn bij de commissie. De ombudsfunctionaris is onderdeel van een organisatie en kent de organisatie dan ook van binnenuit.’

Hoe werkt de ombudsfunctionaris samen met sleutelactoren?

‘Het is in het belang van de organisatie dat de ombudsfunctionaris nauw samenwerkt met sleutelactoren’, vertelt Van Maris over het goed uitvoeren van de functie. ‘Denk bijvoorbeeld aan de vertrouwenspersoon. Het is voor de ombudsfunctionaris heel belangrijk om uit verschillende hoeken uit de organisatie signalen op te pikken. En die komen vaak binnen bij een intern of extern vertrouwenspersoon. Maar ook een bedrijfsarts, ondernemingsraad of een integriteitscoördinator kan signalen oppikken. Voor iedere ombudsfunctionaris is het belangrijk om de wegen binnen een organisatie te kennen, daarop in te spelen en een goede en vertrouwelijke relatie met belangrijke actoren aan te gaan. Een ombudsfunctionaris heeft vaak een goed beeld van de machtsstructuur binnen een organisatie en weet daardoor sneller waar de gevoeligheden ontstaan.’

‘Het CAOP ondersteunt ombudsfunctionarissen. Dat kan zowel organisatorisch zijn als inhoudelijk’, gaat Van Maris verder. ‘Wij zorgen ervoor dat de meldingen worden geregistreerd en kunnen een analyse uitvoeren ten behoeve van een jaarverslag of advies. Ook op het gebied van AVG hebben wij experts in huis en bieden we advies en ondersteuning. Als ombudsfunctionaris heb je een solistische functie in de organisatie waardoor de onafhankelijkheid gewaarborgd wordt. Vanuit het oogpunt van continuïteit en administratieve organisatie kan dit echter ook kwetsbaar zijn.  Het grote voordeel van een ondersteunend bureau is dat we daarin een faciliterende rol kunnen hebben.’

Lees hoe het CAOP het onafhankelijke meldpunt ombudsfunctionaris politie ondersteunt.

Wat zijn de grootste uitdagingen van een ombudsfunctionaris?

‘Zoals gezegd, moet de ombudsfunctionaris stevig in de schoenen staan om bijvoorbeeld een directie te overtuigen’, geeft Van Maris aan. ‘Het komt voor dat het advies van een ombudsfunctionaris ter kennisgeving wordt aangenomen en er verder niets mee gebeurt. Dat is dus ook de grootste uitdaging: hoe krijg je de organisatie in beweging en zorg je ervoor dat er écht iets verandert? Het vak van een ombudsfunctionaris is relatief nieuw en het is dan ook nog wel pionieren, maar het heeft een mooie toekomst!’

Meer informatie

Wil je meer weten over de ondersteuning die het CAOP biedt aan een ombudsfunctionaris? Lees meer over ons aanbod en vraag een intakegesprek aan, of neem contact op met Sandra van Maris onderaan de pagina.