Ombudsfunctionaris

Voor wie is het?

De ombudsfunctionaris zet zich vanuit een onafhankelijke positie in voor een sociaal veilig werkklimaat in de organisatie. Een werkklimaat waarbij professionaliteit en integriteit belangrijke pijlers zijn. De ombudsfunctionaris heeft meerwaarde voor iedere organisatie die daarin wil investeren. Met ondersteuning vanuit het CAOP is de onafhankelijkheid gegarandeerd.

Wat houdt het in?

Een ombudsfunctionaris is een aanvulling op de bestaande infrastructuur van sociale veiligheid en integriteit. De taken van een ombudsfunctionaris kunnen bestaan uit:

• een individuele medewerker ondersteunen, begeleiden en (door)verwijzen
• bevorderen dat klachten of meldingen van vermoede misstanden in behandeling worden genomen
• bemiddelen bij conflicten
• zonder enige belemmeringen verrichten van onderzoek naar een melding als daar aanleiding voor is
• het gesprek aangaan met alle medewerkers van de organisatie die relevant zijn voor een melding
• contacten onderhouden met alle relevante professionals van de interne zorgstructuur
• advies geven over verbetering van processen, beleid en regelgeving
• grotere trends op het gebied van sociale veiligheid en integriteit signaleren en daarover adviseren
• gevraagd en ongevraagd (schriftelijk) advies uitbrengen naar aanleiding van een melding of op eigen initiatief
• bijdragen aan het lerend vermogen van de organisatie

Het CAOP kan op de volgende twee manieren ondersteunen bij de inzet van een ombudsfunctionaris:

1. Je kunt de ombudsfunctionaris vanuit het CAOP laten werken. De ombudsfunctionaris is dan bij het CAOP gehuisvest en werkt met de ICT-omgeving van het CAOP. Zo waarborg je zichtbaar de onafhankelijkheid van de ombudsfunctionaris en wordt elke schijn van belangenverstrengeling vermeden. Dit kan zorgen voor meer vertrouwen bij melders.
2. We kunnen de ombudsfunctionaris ondersteunen bij zijn of haar werkzaamheden. Denk aan:

• een eerste telefonische intake bij melders
• de registratie van inkomende vragen en meldingen
• inhoudelijke advisering en ondersteuning door (een team van) deskundige professionals, onder wie adviseurs integriteit en sociale veiligheid, juridisch adviseurs en hr-adviseurs.

Hoe werkt het?

Samen met jou als opdrachtgever brengt het CAOP in kaart:

• Wat zijn de bevoegdheden van de ombudsfunctionaris?
• Hoe kan deze rol worden ingebed in de organisatie?
• Hoe verhoudt de ombudsfunctionaris zich tot de andere professionals op het gebied van sociale veiligheid en integriteit, zoals de vertrouwenspersoon?
• Welke ondersteuning heeft de ombudsfunctionaris nodig en hoe kunnen we dat organiseren?

We kunnen ook met je meedenken over de invulling van de functie en oplossingen daarvoor aanreiken vanuit ons netwerk of personeelsbestand. Verder kijken we samen hoe de ombudsfunctionaris zich bekend kan maken in de organisatie en hoe de communicatie binnen de organisatie er verder uit kan zien.

Wat levert het op?

Een onafhankelijke ombudsfunctionaris draagt bij aan het lerend vermogen van de organisatie. Hij of zij adviseert over verbetering van de sociale veiligheid en kan oplossingen aanreiken waar de organisatie verder mee aan de slag kan. Een ander voordeel is dat medewerkers zich gehoord voelen door de bemiddeling en ondersteuning van de ombudsfunctionaris. Door inzet van een ombudsfunctionaris werk je in de organisatie gericht aan oplossingen en voorkom je dat sluimerende onvrede onder de medewerkers verder escaleert of de weg naar buiten vindt.

Hoeveel kost het?

Het CAOP brengt graag een offerte uit op basis van jullie specifieke behoefte. Het aanbod kan bestaan uit de inzet van een ombudsfunctionaris, ondersteuning en/of huisvesting.