‘Vanuit de politie zochten we een onafhankelijke rol voor meldingen op het gebied van gezondheid, integriteit en sociale veiligheid: de ombudsfunctionaris politie. Die positie is drie jaar geleden ingesteld. Werknemers die vastlopen binnen de politie, moeten zich veilig voelen om een melding te doen,’ vertelt Peter Verschuur, bureauhoofd bij Bureau Ombudsfunctionaris Politie. Tot halverwege 2022 vervulde Letty Demmers de rol van OFP. Nu zit Peter Heskes tijdelijk op deze post tot de korpsleiding een nieuwe OFP heeft gevonden.

De ombudsfunctionaris kan bemiddelen, doorverwijzen of onderzoek doen naar onderliggende oorzaken van problemen om de politieorganisatie te helpen zich door te ontwikkelen. De OFP brengt vanuit een neutrale blik advies uit aan de korpschef, gebaseerd op alle binnengekomen meldingen. De vorige OFP, Letty Demmers, gaf bijvoorbeeld advies over de opleiding van politiemedewerkers, over eigenaarschap en leiderschap, over de manier waarop met interne onderzoeken werd omgegaan, en over de aanpak van discriminatie.

Plek gezocht voor onafhankelijk meldpunt ombudsfunctionaris

De ombudsfunctionaris ging met het team op zoek naar een extern kantoor, een plek buiten de politie. ‘Het CAOP sloot goed aan op de wensen, en het bood ons de mogelijkheid om de front office (het meldpunt) daar te organiseren en bemensen. Zo blijven melders voor de politieorganisatie anoniem en kunnen ze meldingen bespreken met een professional buiten het politiesysteem.’ ‘Maar,’ vervolgt Verschuur, ‘het belangrijkste voor ons was de ervaring die het CAOP al had in deze rol. De systemen zijn er al, alles ligt klaar. Je kunt zo instappen en aan de slag.’

Het CAOP biedt een onafhankelijke aanpak voor iedere organisatie of sector die een sociaal veilige werkomgeving wil bieden. Bijvoorbeeld door een neutrale commissie of meldpunt op te zetten. De aanpak van het CAOP kan bestaan uit meerdere vormen van ondersteuning, zoals front office, communicatie, rapportage en nazorg.

Huisvesting bij het CAOP ondersteunt sociale veiligheid

‘Als je als werknemer bijvoorbeeld een conflict hebt met je leidinggevende, dan kan het zijn dat je het onprettig vindt of dat het onveilig voelt om dit intern te bespreken’, verduidelijkt projectleider Sandra van Maris. ‘Gezamenlijk overleg heeft uiteindelijk geleid tot de werkwijze zoals deze nu plaatsvindt: intake bij een onafhankelijk meldpunt (CAOP) en behandeling van de melding door de ombudsfunctionaris die werkt op het CAOP-kantoor. ‘

Het gehele team van ombudsfunctionaris, onder wie onderzoekers en een secretaresse, is gehuisvest bij het CAOP. De computers en ICT-systemen zijn ook van het CAOP, zodat de OFP daarin eveneens onafhankelijk is van de politie. En als een melder een melding wil toelichten, gebeurt dat op het CAOP-kantoor. ‘We stonden er flexibel in en zijn gaan kijken wat er écht nodig was’, zegt Sandra van Maris. ‘Met de huidige werkwijze kunnen we de politie goed steunen in hun vraag. We hebben de expertise in huis.’

Meldingsproces: van intake tot behandeling en advies

In 2022 zijn er zo’n 70 meldingen binnengekomen bij het bureau van de ombudsfunctionaris. In 2021 waren dat er meer dan 90. Alle binnenkomende meldingen worden beantwoord door medewerkers van het CAOP die elke werkdag telefonisch bereikbaar zijn. Ook checken ze dagelijks de mailbox. Na een melding vindt er een intake plaats die het CAOP verwerkt in een computersysteem. De complete melding gaat daarna door naar de ombudsfunctionaris voor verdere gesprekken en eventueel onderzoek. Eens per twee maanden is er overleg om te kijken hoe het gaat. Zijn er bepaalde dingen die opvallen? Klachten die meerdere keren terugkomen? Dat kan de ombudsfunctionaris meenemen in het jaarlijkse advies over sociale veiligheid en integriteit aan de korpschef.

‘Het is noodzakelijk dat heel het meldingsproces goed geregeld is, zeker voor zo’n hoogrisicoberoep als bij de politie. Medewerkers die iets vervelends hebben meegemaakt, moeten goed worden opgevangen,’ vindt Van Maris.

Communicatie, informatiestroom en ICT-ondersteuning

De politie en het CAOP zijn tevreden over hun samenwerking. Omdat het team van de ombudsfunctionaris op hetzelfde kantoor aanwezig is als de CAOP-medewerkers die het meldpunt bemensen, is er makkelijk contact. De routing vanaf de binnenkomst van meldingen tot en met de behandeling zit goed in elkaar, waardoor melders de garantie hebben dat hun melding zorgvuldig behandeld wordt. Naast de prettige samenwerking is de OFP ook tevreden met de huisvesting, communicatie, informatiestroom en de ICT-ondersteuning vanuit het CAOP. ‘De servicedesk reageert snel en alles wordt goed geregeld. Het is een soort all-in pakket waarbij we alle expertises krijgen,’ aldus Peter Verschuur.

Blijvende samenwerking CAOP en OFP

Voor het onafhankelijke meldpunt van de ombudsfunctionaris politie gingen de OFP en het CAOP eerst een tijdelijk contract aan voor drie jaar. Die dienstverlening vanuit het CAOP is eind 2022 wegens de positieve evaluatie over de samenwerking voor onbepaalde tijd verlengd. ‘Alles tegen elkaar afwegend blijven we gewoon samenwerken. Zowel de inhoud van de service als de kosten en de huisvesting: we zijn tevreden op alle fronten,’ zegt Verschuur. Ook Van Maris is tevreden. ‘Het team van de OFP bestaat uit prettige mensen om mee samen te werken en ik vind het een ontzettend belangrijk instituut, zo’n ombudsfunctionaris. Ook omdat de OFP de korpsleiding adviseert over preventieve maatregelen voor de toekomst.’

Ook onafhankelijke ondersteuning nodig?

Er zijn allerlei mogelijkheden voor het inzetten van een onafhankelijk meldpunt, informatiepunt of commissie. In overleg met de opdrachtgever brengen we de specifieke behoeften of diensten in kaart. Geïnteresseerd? Lees meer over onze dienstverlening en neem vrijblijvend contact op.