De praktijk wijst uit dat deze ideale situatie er vaak niet is. Leidinggevenden weten soms niet dat zij het formele meldpunt zijn of één van de formele meldpunten. Daarnaast worden ze onvoldoende toegerust door de werkgever om invulling te geven aan hun rol op integriteit en sociale veiligheid. De gedachte is vaak dat leidinggevenden dit wel kunnen, maar dat is een misvatting; leidinggevenden zijn geen alleskunners. Er is expertise nodig om duiding en opvolging te kunnen geven aan een formele melding over integriteit of sociale veiligheid. Het is voor een leidinggevende vooral belangrijk om te weten op welk moment zij een signaal of informele melding doorzetten binnen de organisatie naar een functionaris die vanuit de benodigde expertise de melding kan opvolgen. Daarnaast kan de rol van een leidinggevende in het geding komen als het gaat om het ondersteunen of begeleiden van de medewerker die een melding doet.
Bekijk ook de themapagina Sociale veiligheid.
Leidinggevende heeft teveel rollen
Een leidinggevende wordt veelal betrokken bij het afhandelen van een integriteitskwestie. Afhankelijk van de positie in de organisatie besluit de leidinggevende over de opvolging van de melding. Maar soms wordt door de leidinggevende ook nog verantwoordelijkheid gedragen voor het nemen van eventuele maatregelen op basis van de uitkomsten van de opvolging na een integriteitskwestie. Door de leidinggevende verantwoordelijk te maken voor de weging van een melding en anderszijds een rol te laten vervullen bij de opvolging én afhandeling van een melding, ontstaat een (in potentie) kwetsbare situatie. De leidinggevende vervult teveel rollen waardoor de objectiviteit in het geding kan komen bij de invulling van die rollen. De beslismacht bij de behandeling van meldingen moet gespreid worden over meerdere actoren.
Zorgvuldige omgang met melders en meldingen
Als een medewerker een mogelijke integriteitskwestie bespreekt met een leidinggevende, kan het onbekend zijn of het om een integriteitsschending of een misstand gaat. Dit onderscheid is belangrijk, onder andere vanuit diverse rechten en plichten die voor zover het gaat om misstanden voortkomen uit de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld:
Een medewerker meldt bij zijn leidinggevende het vermoeden te hebben dat er binnen zijn afdeling stelselmatig de hand wordt gelicht met de aanbestedingsregels. Daarbij worden ook meerdere voorbeelden genoemd waarbij de medewerker zelf betrokken is geweest. De leidinggevende besluit te proberen dit vermoeden zelf uit te zoeken en zo nodig deze kwestie zelf op te lossen. De leidinggevende informeert bij enkele collegae van de melder naar de aanbestedingspraktijk en verwijst naar een paar van de concrete voorbeelden die de melder heeft opgevoerd.
De manier waarop de leidinggevende in dit voorbeeld de melding oppakt, kan consequenties hebben voor de medewerker die deze situatie heeft gemeld. De identiteit van de melder kan bekend worden omdat de leidinggevende bij collegae navraag doet en daarbij verwijst naar concrete voorbeelden. Volgens de Wbk kan de identiteit van de melder alleen bekend worden gemaakt als deze hier expliciet mee in heeft gestemd. Deze bepaling is bedoeld om de melder te beschermen tegen eventuele nadelige gevolgen van het doen van een melding. Ook wordt niet voldaan aan het wettelijke vereiste dat de melder in de gelegenheid wordt gesteld de schriftelijke weergave van het gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de inhoud van de melding onjuist wordt weergegeven of geïnterpreteerd.
Zoals uit het voorbeeld blijkt maakt het eventueel ontbreken van kennis bij leidinggevenden over het zorgvuldig opvolgen van een melding, de medewerker kwetsbaar. Maar ook de leidinggevende kan in een kwetsbare positie terecht komen, zeker als de kennis over de rechten en plichten van een melder ontbreekt.
