- Lees ook het eerste deel van het tweeluik: Hoe je persoonsgericht onderzoek naar integriteitsschendingen goed uitvoert: de uitdagingen.
In het eerste deel van het tweeluik ging het over de uitdagingen waar onderzoekers voor komen te staan bij persoonsgericht onderzoek. Ook haalde ik vijf principes aan uit de Nederlandse en Europese gedragscode waaraan elk onderzoek zou moeten voldoen. Met deze principes in het achterhoofd zal iedere onderzoeker zorgvuldige afwegingen en keuzes moeten maken. In dit artikel benoem ik aandachtspunten hiervoor.
Overwegingen en toetsingsvragen voorafgaand aan een onderzoek
Zoals ik in een eerder artikel al schreef, begint een onderzoek met de vraag of het onderzoek wel zinvol is. Voldoet het aan de behoefte van de melder en helpt het de organisatie bij het oplossen van een vraagstuk?
Maar even belangrijk in deze fase is de weging of toetsing van de melding. Ik noem hieronder zeven punten om een melding over gedrag of een voorval te wegen. Zo wordt duidelijk of het nodig en mogelijk is een onderzoek te starten naar de melding.
- De aard van de melding. Bijvoorbeeld: is het gemelde voorval voldoende concreet? Is er een geschonden norm aan te wijzen? Gaat het om een strafbaar feit waarvoor iemand door het Openbaar Ministerie vervolgd moet worden of om een voorval waarbij andere instanties (zoals bevoegde autoriteiten of inspecties) een rol hebben?
- De ontvankelijkheid. Vallen de gedragingen binnen de (invloeds)sfeer van de organisatie? Heeft de melding een relatie tot het werk of valt het daarbuiten? Zijn er andere procedures die geschikter zijn, bijvoorbeeld een klachtprocedure of een beroepsprocedure?
- De ernst van de zaak. Daarbij kijk je als onderzoeker naar het voorval zelf, maar ook naar de omstandigheden, naar de betrokkenen, naar de invloed op de organisatie en nadrukkelijk ook naar de maatschappelijke impact.
- De valideerbaarheid van het voorval. Zijn feiten en omstandigheden te controleren? Is het mogelijk om ze vast te stellen? Dit is met name van belang bij grensoverschrijdend gedrag waarbij niet meer dan twee personen zijn betrokken. Als het voorval alleen kan worden gereconstrueerd aan de hand van de verklaringen van deze twee personen, is niet vast te stellen wat de feiten zijn. Een onderzoek zal dan niet veel kunnen toevoegen aan de waarheidsvinding, terwijl het voor de betrokkenen wel belastend is.
- De personen die betrokken zijn bij het voorval. Kan de melder kennis hebben over het voorval dat wordt gemeld? Hoe betrouwbaar is de melder? Spelen mogelijk andere motieven een rol? Kan de beschuldigde de vermeende integriteitsschending gepleegd hebben? Als er bijvoorbeeld ongeoorloofd bestanden zijn geraadpleegd, maar de beschuldigde was op dat moment aantoonbaar afwezig, dan heeft een onderzoek waarschijnlijk niet veel toegevoegde waarde.
- De geloofwaardigheid en waarschijnlijkheid van wat gemeld is. Is er een verband tussen de melding en de feiten zoals ze bekend zijn? Kán het voorval zich hebben voorgedaan of kan dit worden uitgesloten? Ongeloofwaardigheid en onwaarschijnlijkheid moeten daarbij niet te snel als reden worden gezien om geen onderzoek in te stellen. Onwaarschijnlijke meldingen kunnen na onderzoek toch waar blijken te zijn.
- De actualiteit van een melding. Als het gaat om een voorval van jaren terug, is het vaak heel moeilijk om dit te onderzoeken. Maar ook moeten onderzoekers zich dan afvragen of waarheidsvinding nog van meerwaarde is voor betrokkenen en voor de organisatie. Ook is het dan belangrijk om mee te nemen hoe de integriteitsschending zou worden beoordeeld aan de hand van het toen geldende normenkader.
Het is belangrijk om behalve bij deze toetsingsvragen ook stil te staan bij de proportionaliteit en subsidiariteit van een onderzoek. Met proportioneel wordt bedoeld dat de geschonden norm en het uitvoeren van een onderzoek tot elkaar in een redelijke verhouding staan. Anders gezegd: wordt met een kanon geschoten op een mug of op een olifant? Bij subsidiariteit gaat het om de vraag: zijn er ook lichtere onderzoeksmethoden mogelijk – die minder inbreuk maken – om feiten te kunnen vaststellen? Omdat een persoonsgericht onderzoek inbreuk kan maken op de persoonlijke levenssfeer van de onderzochte persoon, kan het bij een eventuele juridische procedure gebeuren dat de rechter de proportionaliteit en subsidiariteit toetst.
Wie voert het onderzoek uit?
Als eenmaal de beslissing is genomen dat een persoonsgericht onderzoek wordt uitgevoerd, moet worden besloten wie het onderzoek gaat uitvoeren. Uiteraard mag de onderzoeker op geen enkele wijze betrokken zijn bij de integriteitskwestie.
Aandachtspunten voor intern onderzoek
Sommige grotere organisaties beschikken over een eigen eenheid die persoonsgericht onderzoek uitvoert. Het voordeel van interne onderzoekers is dat zij de organisatie kennen en begrijpen. Ze kennen daarmee de context waarbinnen feiten zich voordoen. Deze kennis kan tegelijkertijd ook een valkuil zijn als zij te veel betrokkenheid hebben bij de organisatie. Kies daarom voor onderzoekers die voldoende afstand hebben tot de onderzochte kwestie en de benodigde expertise hebben opgebouwd in het uitvoeren van persoonsgericht onderzoek.
In kleinere organisaties is een eigen onderzoekseenheid meestal geen optie. Soms wordt dan de afdeling personeelszaken gevraagd het onderzoek uit te voeren. Dat lijkt een logische keuze, maar dat is het niet. Als na het onderzoek wordt vastgesteld dat er daadwerkelijk sprake is geweest van een integriteitsschending, is het juist de HR-afdeling die ook moet adviseren over de opvolging of sanctionering. De onafhankelijkheid van het onderzoek is dan op voorhand al in het geding. Daarnaast is het de vraag of deze HR-professionals beschikken over de juiste kennis en kunde om het onderzoek uit te voeren.
Aandachtspunten voor extern onderzoek
Een organisatie kan er ook voor kiezen om externen in te schakelen. Dat kan een onderzoeksbureau zijn of een commissie van wijzen. Soms wordt een wetenschapper aangetrokken. Ook zijn er organisaties die een beroep doen op een advocatenkantoor of een accountant.
In alle gevallen moet de opdrachtgever nagaan of deze externe onderzoeker niet alleen beschikt over kennis en deskundigheid op het vlak van onderzoek, maar ook over kennis van de sector én van het type schending dat wordt onderzocht. Bij een vermoeden van gesjoemel met vastgoed is een andere deskundigheid gewenst dan bij ongewenst gedrag. In de wetenschap geldt een ander normenkader dan in de culturele sector. De opdrachtgever moet ook nagaan of de onderzoeker voldoet aan de integriteitsprincipes en -code die gelden voor de eigen organisatie. Daarnaast moet vooraf duidelijk zijn dat de externe onderzoeker geen belang heeft bij de uitkomsten van het onderzoek of op enige wijze eerder is betrokken geweest bij de te onderzoeken kwestie.
Als wordt gekozen voor een externe onderzoeker, moeten de opdrachtgever en onderzoeker eenduidige afspraken maken over de manier waarop het onderzoek wordt opgezet en hoe het wordt uitgevoerd. Maak ook vooraf afspraken over de bevoegdheden van de onderzoeker en de manier waarop de onderzoeksuitkomsten worden vastgelegd. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het resultaat. Ook is de opdrachtgever degene die de regie heeft bij de uitvoering van het onderzoek. Daarbij moet de opdrachtgever uiteraard de onafhankelijkheid van de onderzoeker respecteren. Dit is ook belangrijk vanwege de eerder genoemde proportionaliteit en subsidiariteit. De onderzoeker moet er op zijn beurt voor waken dat de onderzoeksopzet en de onderzoeksvraag neutraal zijn geformuleerd en niet in de richting gaan van een door de opdrachtgever mogelijk gewenst resultaat.
Zorgvuldige uitvoering van het onderzoek
Zoals uit het voorafgaande al duidelijk is, moet de opdrachtgever bij een persoonsgericht onderzoek oog hebben voor de belangen van zowel de melder als van de onderzochte persoon. De opdrachtgever heeft de plicht de vereiste zorgvuldigheid te bewaken. Ook de onderzoeker is hieraan gehouden. Als betrokkenen het gevoel hebben dat het onderzoek eerlijk en rechtvaardig is uitgevoerd, komen de onderzoeksresultaten minder onder vuur te liggen. Dit gevoel krijgen de betrokkenen vooral als er transparantie is in de aanpak en de afwegingen, een balans tussen zorgvuldigheid en voortvarendheid, en tussen deskundigheid en (mede)menselijkheid.
Onderzoeksprotocol
Een onderzoeksprotocol helpt om een onderzoek zorgvuldig vorm te geven. Het protocol biedt betrokkenen inzicht in het onderzoeksproces en de manier waarop er met hun rechten wordt omgegaan. Het zorgt er ook voor dat de onderzoekers zich moeten houden aan de door de organisatie vastgestelde onderzoeksstandaarden. In de praktijk zien we nog te vaak onderzoeksprotocollen die erg eenzijdig zijn opgesteld, met bijvoorbeeld alleen het belang van de onderzoeker of de opdrachtgever voor ogen. In de rechtspraak worden onderzoeken als niet zorgvuldig tegenover de betrokkenen beschouwd als ze zijn uitgevoerd zonder protocol of met een protocol waaraan van alles mankeert.
Een goed onderzoeksprotocol:
- biedt waarborgen voor onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de onderzoeker;
- beschrijft hoe wordt omgegaan met bronnen, zoals de melder, onderzochte en andere betrokkenen;
- beschrijft hoe de onderzochte wordt geïnformeerd over het instellen van een onderzoek;
- borgt het recht van hoor én wederhoor van de onderzochte;
- gaat in op de manier waarop de onderzochte kennis kan nemen van de informatie waarop de onderzoeksbevindingen is gebaseerd;
- geeft inzicht in de onderzoeksaanpak;
- gaat in op de wijze van rapporteren en de openbaarheid van de onderzoeksresultaten;
- benoemt hoe wordt omgegaan met vertrouwelijkheid, bescherming van persoonsgegevens en archivering;
- biedt de ruimte om gemotiveerd af te wijken van het protocol.
Onderzochte persoon informeren
Een onderzochte persoon moet schriftelijk worden geïnformeerd over het onderzoek. Ga daarbij in op de melding, de reden van het onderzoek, de onderzoeksopdracht, de onderzoeksopzet, de mogelijkheid om zich bij te laten staan en de inhoud van het onderzoeksprotocol.
Een lastig vraag is: wanneer informeer je de onderzochte persoon over een melding en het onderzoek? Een goed uitgangspunt is om dit zo vroeg mogelijk te doen. Dit vloeit voort uit de principes van equality of arms en fair trial. De onderzochte krijgt daarbij de ruimte voorafgaand aan het onderzoek zijn visie te geven op de melding, de onderzoeksopdracht en de onderzoeksopzet. Deze werkwijze kan bijdragen aan draagvlak voor het onderzoek, maar kan er ook toe leiden dat het onderzoek wordt bijgesteld. Bijvoorbeeld omdat de onderzochte erkent wat hem wordt voorgehouden of omdat de onderzochte onweerlegbare feiten kan inbrengen. Wat het vroegst mogelijke moment is om de onderzochte te informeren, hangt af van de aard van de melding en de belangen van het onderzoek. In sommige gevallen kan het bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om vitale onderzoeksinformatie veilig te stellen voordat de onderzochte wordt geïnformeerd.
Hoor en wederhoor
Bij een zorgvuldig onderzoek hoort ook dat de onderzoekershoor en wederhoor toepassen. Als er onvoldoende mogelijkheid is voor wederhoor leidt dat nog wel eens tot een juridisch geschil. Bij wederhoor gaat het erom dat de onderzochte in de gelegenheid wordt gesteld om de bevindingen van de onderzoeker te weerleggen, corrigeren of ontkrachten. De onderzoeker moet hiervoor een open blik hebben. Voor de onderzochte persoon de gelegenheid krijgt tot wederhoor, moet hij kennis kunnen nemen van relevante informatie die ten grondslag ligt aan het onderzoek. Dat kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook andere bronnen. Onderdeel van het wederhoor is ook dat de onderzochte persoon de gelegenheid krijgt om te reageren op het concept van de onderzoeksrapportage.
Tot slot: wees als organisatie voorbereid op mogelijk integriteits- en klachtenonderzoek
Persoonsgericht onderzoek naar een vermeende integriteitsschending of grensoverschrijdend gedrag vraagt om uiterste zorgvuldigheid. Niet alleen vanwege de belangen van de direct betrokkenen, maar ook vanwege de belangen van de organisatie waar iets is voorgevallen. Alleen al de aankondiging van een onderzoek kan afbreuk doen aan reputaties, sfeer op de werkvloer of vertrouwen. Daarom is het voor organisaties belangrijk dat zij voorbereid zijn. Welk proces volg je na melding van een vermeende integriteitsschending? Zet dit op papier. Vragen die daarbij aan de orde kunnen komen, zijn bijvoorbeeld:
- Wat zijn de afwegingen die gemaakt moeten worden na een melding?
- Aan welke normen toetsen we iemands gedrag?
- Wie draagt welke verantwoordelijkheid?
- Hoe wordt die verantwoordelijkheid praktisch ingevuld?
- Hoe ziet ons onderzoeksprotocol eruit?
- Wat kunnen we leren van onderzoeken die door anderen zijn uitgevoerd?
Door als organisatie op een ‘rustig’ moment stil te staan bij deze vragen, kun je voorkomen dat je bij een melding onverwacht en acuut in actie moet komen. Want dat is juist het moment waarop een onvoldoende doordachte keuze kan leiden tot de krantenartikelen waar dit artikel mee begon.
Meer informatie over sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP
Het CAOP zet zich in voor sociale veiligheid en integer gedrag op de werkvloer. Het bevorderen van sociale veiligheid is niet eendimensionaal en het CAOP biedt daarom diensten en producten aan voor het voorkomen, signaleren en reageren op incidenten rond sociale veiligheid en integriteit. Zo organiseert het CAOP verschillende opleidingen en bijeenkomsten.
Download het artikel als pdf
Via de knop hieronder kun je dit tweeluik als één artikel downloaden in pdf-vorm.
