Signaalontvankelijkheid is de mate waarin een organisatie in staat is om signalen op te pikken van ongewenst en grensoverschrijdend gedrag. ‘Vaak zie je dat de bestuurders van organisaties verbaasd zijn dat signalen hen niet bereiken,’ vertelt Van der Lek, ‘ondanks dat ze het een en ander hebben georganiseerd in de organisatie. Dat komt omdat er ook aandacht moet zijn voor de minder formele kant: elkaar begrijpen en in gesprek gaan met elkaar. Maar het is niet voor iedereen vanzelfsprekend om signaalontvankelijk te zijn. Het vereist specifieke vaardigheden.’

Noort, gepromoveerd op meldgedrag, vult aan: ‘In de literatuur zie je dat hoe machtiger iemand is, hoe minder empathisch diegene wordt. Goed luisteren en signaalontvankelijk zijn is dan een stuk lastiger. Dat is een volkomen logisch en menselijk gevolg van wat een machtspositie van je vraagt. Iemand in een machtspositie moet zijn aandacht meer verdelen en belangen wegen, waardoor het empathische vermogen verminderd. Ook al is iemand nog zo bereidwillig, het is een logisch gevolg van het hebben van een topfunctie binnen een organisatie. Maar, hoe menselijk ook, als je dan signalen wilt oppikken, dan moet je extra je best doen.’

Leervermogen van de organisatie onmisbaar bij signaalontvankelijkheid

Wil je als organisatie signaalontvankelijk zijn en sociale veiligheid een vaste plek geven in de organisatie, dan is het leervermogen van de organisatie van essentieel belang. Het bevorderen van sociale veiligheid vraagt om continu leren over wanneer sprake is van een gewenst of ongewenst werkklimaat en leren van achterliggende oorzaken waarom incidenten zich voordoen. Daarbij moet de focus liggen op voorkomen in plaats van genezen. Sociale veiligheid is als thema te belangrijk om iedereen zelf het wiel te laten uitvinden, ten koste van melders of anderen. Alle kennis en ervaring die kan bijdragen aan het voorkomen van incidenten en het op een goede wijze adresseren van incidenten zou gedeeld moeten worden. Als incidenten zich voordoen, zijn rechtvaardigheid en proportionaliteit de volgende uitgangspunten.

‘En dan gaat het niet alleen om het leren van negatieve situaties’, legt Noort uit. ‘Het gaat juist ook om het leren van wat er goed gaat. Of net niet mis gaat. Tijdens de Dag van de Integriteit hebben we hier een interessante deelsessie aan gewijd: De vergeten 95%: voortbouwen op wat wél werkt in de cultuur. We beantwoorden dan hoe mens- en organisatieprocessen bijdragen aan onwenselijke en wenselijke situaties. Signaalontvankelijk zijn en worden is niet makkelijk. Het is een fundamentele uitdaging. Signalen ontvangen vraagt altijd aandacht en dan moet er altijd iets mee gebeuren. Maar niet elk signaal komt zomaar binnen: dat moet je goed organiseren en managen.’

Van der Lek vult aan: ‘De rol van de vertrouwenspersoon is tekenend en ontwikkelt zich enorm, veelal ingegeven voor de vele media-aandacht die sociale veiligheid krijgt. Waar de vertrouwenspersoon altijd alles vertrouwelijk houdt, schuift de rol van de vertrouwenspersoon steeds meer op naar een meer signalerende rol. Als er vanuit verschillende hoeken signalen komen, kun je er vervolgens ook echt iets mee als organisatie.’

Lees meer over het inbedden van sociale veiligheid in de organisatie.

Waarom is signaalontvankelijkheid het centrale thema van de Dag van de Integriteit?

Noort en Van der Lek leggen uit waarom juist signaalontvankelijkheid het centrale thema is van de Dag van de Integriteit: ‘We zien in de media dat er heel veel aandacht is voor sociale veiligheid. Een goede ontwikkeling natuurlijk. Veel organisaties vragen zich daarom af: speelt er iets bij ons? Dat hangt samen met de mate van signaalontvankelijkheid. Op het moment dat organisaties minder signaalontvankelijk zijn, worden ze sneller verrast door incidenten.’

‘We zien dat juist die organisaties die minder alert zijn op wat er speelt de mogelijkheid van incidenten dan ook makkelijk wegwuiven’, vertellen ze verder. ‘Het is een groot risico als een organisatie niets doet met de huidige ontwikkeling in de maatschappij. Je ziet vaak dat bestuurders van organisaties oppikken in de media dat sociale veiligheid belangrijk is en maatschappelijk veel aandacht krijgt, maar ze weten vaak niet weet wat er in de eigen organisatie speelt. Je moet dus eigenlijk als een gevoelige radioantenne alle signalen kunnen en willen ontvangen: je wilt wel altijd weten wat er speelt binnen de organisatie. Als je elk radiostation opvangt kun je beter inschatten op welke muziek je wilt dansen: met meer informatie kun je beter inschatten wanneer actie nodig is.’

Naast de Dag van de Integriteit organiseert het CAOP ook de Nacht van de Integriteit. Ook daar staat het thema ‘Signaalontvankelijkheid’ centraal, waarbij het meer vanuit een bestuurlijk perspectief wordt benaderd en dieper ingaat op wat er in de maatschappij gebeurt en welke gevolgen dat heeft op bestuurlijk niveau.

Meer informatie over de Nacht van de Integriteit.

Hoe word je als organisatie signaalontvankelijk(er)?

‘Het is complex, een organisatie is niet van de ene op de andere dag signaalontvankelijk’, legt Noort uit. ‘En een organisatie is nooit klaar, het vraagt blijvend de aandacht. Eigenlijk moet de bestuurder een paar eerste stappen zetten:

1. Krijg de basis op orde. Zorg dat je een effectieve sociale veiligheidsstructuur hebt, met duidelijke verantwoordelijkheden, ondersteuning van sleutelactoren en toegankelijke protocollen.
2. Bouw aan bewustzijn binnen de organisatie. Fouten maken is menselijk, zolang je ervan leert en het niet gaat om grensoverschrijdend gedrag. Als bestuurder mag je jezelf ook kwetsbaar opstellen, zodat je zelf leert het goede voorbeeld te geven aan medewerkers.
3. Organiseer tegenspraak. Regel je eigen hofnar (zie advies nummer 7 in het artikel ‘Naar een sociaal veilige organisatie: acht adviezen aan bestuurders’) door expliciet te vragen om (kritische) tegenspraak van vertrouwde personen binnen je organisatie om je een spiegel voor te houden. De infrastructuur en cultuur moeten goed georganiseerd zijn om tegenspraak te organiseren.

Iedereen binnen een organisatie moet weten dat bepaalde casussen – in anonieme vorm – tot bepaalde veranderingen hebben geleid, zodat het zichtbaar is voor medewerkers dat de organisatie leert. Zo wordt het ook zichtbaar hoe het proces werkt. Een leidinggevende kan bijvoorbeeld de casussen delen in het team.’

Bekijk ook de leergang Effectief leidinggeven voor sociale veiligheid.

Hoe voorkom je dat de vuile was buiten wordt gehangen?

Als organisatie wil je incidenten naar aanleiding van ongewenst en grensoverschrijdend gedraag altijd voorkomen. En toch kunnen incidenten zich aandienen. In die gevallen wil je als organisatie dat het slachtoffer zich gehoord voelt en bijvoorbeeld niet de media op zoekt om de vuile was buiten te hangen. ‘Door te investeren in de mensen die een melding doen, voorkom je dat zij zich niet gehoord voelen’, zeggen beide experts. ‘Zorg dat je transparant bent over het opvolgproces van de melding en dat je het serieus neemt. Geef de melder het gevoel dat ze ertoe doen. Het vergt moed om een melding te doen en dus is erkenning op zijn plaats. Dankzij de melders van incidenten ben je namelijk signaalontvankelijk. Zorg overigens wel voor verwachtingsmanagement: wees blij met de melding, maar geef ook aan dat je niet kunt garanderen dat eruit komt wat het slachtoffer hoopt. Geef aan hoe het proces zal verlopen: daarmee vergroot je het gevoel dat de reactie en het proces rechtvaardig zijn.’

Meer informatie en aanmelden voor de Dag van de Integriteit

Wil je meer weten over signaalontvankelijkheid? Neem dan onderaan de pagina contact op met Sjoerd van der Lek en Mark Noort. Wil je meer informatie en je aanmelden voor de Dag van de Integriteit? Gebruik dan de knop hieronder.