‘Integriteit is in alle banen die ik heb gehad heel belangrijk geweest,’ vertelt Van Schelven. ‘Bij de Douane heeft het een extra dimensie gekregen. Onze organisatie is aantrekkelijk voor criminele organisaties. Hoe zorg ik er dan voor dat ik voor mijn mensen een veilige omgeving creëer? Voor het vertrouwen van de samenleving in de overheid is het belangrijk dat ambtenaren integer zijn. Wanneer wij omkoopbaar zouden zijn of niet goed handelen, doet dat iets met het gevoel van veiligheid en vertrouwen van de samenleving.’

Van Schelven drukt werknemers bij hun beëdiging op het hart ervan bewust te zijn dat ze een uniform dragen waarin ze de overheid vertegenwoordigen. ‘Wanneer je in dat uniform, of bijvoorbeeld in de gestreepte auto’s van de Douane, iets doet wat niet kan of iets dat eruitziet als mogelijk verdacht, is dat heel zichtbaar. Iedere medewerker moet er daarom van bewust zijn: hoe kom je over? En hoe gedraag je je om verkeerde beelden te voorkomen?’

Meer horen over integriteit bij de Douane? Nanette van Schelven vertelt meer tijdens haar keynote op de ‘Dag van de Integriteit 2023: zie jij wat er speelt?’ Meld je nu direct aan.

Een cultuur van weerbaarheid en bespreekbaarheid

Om ervoor te zorgen dat de Douane als organisatie goed met de risico’s van de buitenwereld omgaat, moet ze een heel veilige cultuur hebben. De Douane is namelijk buitengewoon interessant voor criminele organisaties die medewerkers onder druk zetten, mensen omkopen, of familieleden proberen om te praten. ‘Mensen moeten erg weerbaar zijn,’ legt Van Schelven uit. ‘Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers elkaar vertrouwen en open durven te zijn naar elkaar. In een veilige cultuur kan dat. We willen dat iemand durft te vertellen dat hij of zij benaderd is door een criminele organisatie. Om te bewerkstelligen dat medewerkers zoiets groots durven delen, is het essentieel dat collega’s elkaar al op kleinere dingen aan durven te spreken. Als een ander bijvoorbeeld opeens een duur horloge heeft, moet dat bespreekbaar zijn. Anders krijg je achteraf opmerkingen als: ‘Ja, we vonden het al zo gek dat..’. Natuurlijk kan het ook dat iemand gewoon een erfenis heeft en een duur horloge heeft gekocht.’
Op sommige locaties geldt een protocol van alles in duo’s doen, het vier-ogenprincipe. Dat kan voelen als extra controle, maar gaat juist over weerbaarheid en veiligheid. ‘Het is echt een andere manier van denken en dat is moeilijk,’ vertelt Van Schelven. ‘We hebben hier een familiecultuur – sommige medewerkers werken hier generaties lang en zien zulke protocollen dan als wantrouwen. Maar het idee is dat we dit doen om elkaar te helpen en te ondersteunen.’

Visuele voorbeelden, verhalen en workshops

De neiging om problemen en gedrag niet te bespreken en onder het tapijt te vegen voor de lieve vrede, is hardnekkig. Daarom doet de Douane er veel aan om te laten zien dat openheid juist een belangrijk onderdeel is van een sociaal veilig werkklimaat. Zo kunnen alle teams gebruikmaken van movielearning, wat betekent dat de teams gesprekken voeren met behulp van filmfragmenten. Die visuele voorbeelden helpen enorm om situaties bespreekbaar te maken. Ook heeft de Douane een theatervoorstelling laten maken door TheaterMakers Radio Kootwijk, over de weerbaarheid van een organisatie. ‘Iedereen bij de Douane is een prooi, maar als kudde ben je heel veilig en bescherm je elkaar,’ legt Van Schelven uit. ‘Daar gaat het theaterstuk over. Hoe zorg je voor elkaar op de werkvloer? Die acteurs spelen dat zo goed en realistisch, dat sommige mensen dachten dat ze echt naar hun collega’s keken. Na afloop gingen collega’s met elkaar in gesprek over de thema’s in de voorstelling. Dit gesprek is later binnen de verschillende teams voortgezet. We slaan die fragmenten ook op in een database, zodat we die verhalen in de toekomst nog eens kunnen inzetten.’

Ten tweede investeert de Douane in het voorbeeldgedrag van de leiding. Als MT in de regio moet je het gewenste gedrag zelf kunnen voorleven, vindt Van Schelven. En aanspreekbaar zijn. In de verschillende lagen binnen de Douane wordt daarom hard gewerkt aan integriteit en sociale veiligheid. ‘Hoe zorg je voor een sociaal veilig werkklimaat en hoe gedraag je je daarbinnen? Hoe moeilijk is dat eigenlijk? Wanneer voelen medewerkers zich veilig bij je? Er bestaat altijd een afstand tot de leiding, en de Douane is ook nog in uniform. Dat kan het hiërarchische gevoel versterken.’

Met een onderzoek naar de beleving van integriteit binnen de Douane meten ze hoe hun medewerkers denken over veiligheid en integriteit binnen de organisatie, en wat zij merken van de inzet op dit gebied. ‘De resultaten worden besproken tijdens heisessies met het managementteam,’ vertelt Van Schelven. ‘Er is nu een zomerprogramma bezig voor de teamleiders met workshops over het meldlandschap. Wat kun je daarin veranderen als leidinggevende?’

In gesprek met medewerkers in elke regio

Van Schelven komt net terug van een werkbezoek in de regio Eindhoven. Daar ging ze in gesprek met medewerkers, zonder directeuren of teamleiders erbij. ‘Dan vertellen medewerkers waar ze mee zitten. Ik zeg altijd: ik kan niet alles veranderen. Maar ik wil wel graag weten welke belemmeringen mensen ervaren om zich veilig te voelen of welke systemen niet meer werken. Ik hoor dan graag van hen: wat zou volgens jullie beter zijn, wat heb je daarin nodig?’

De Douane maakt een transitie door: er werken bovengemiddeld veel mensen die de pensioenleeftijd bereiken. Die mensen zijn betrokken en vinden het moeilijk om hun werk los te laten. Soms zitten ze nog met dingen die hen twintig jaar geleden overkomen zijn. Ook daar leert Van Schelven van. ‘Ik merk dat mensen uiteindelijk toch best gemakkelijk vertellen wat ze moeilijk vinden.’

Als laatste vraagt ze aandacht voor het fenomeen ‘stoere grapjes’, vormen van pestgedrag en uitsluiting. ‘Dit moet je op de werkvloer bespreekbaar maken. Je wilt het niet uitvergroten, want dan kom je in een ‘goed-fout-discussie terecht en is iedereen verliezer.’ Wat ze liever doet, is mensen liefdevol confronteren. Die rol kan goed opgepakt worden door de ‘innocent bystander’, of een indirecte collega die weet dat dit gedrag eigenlijk niet oké is.

Trots op nieuwe benadering integriteit

Van Schelven is trots op de nieuwe aanpak van de Douane op het gebied van integriteit. ‘Daarin gaan we niet meer op zoek naar de rotte appels binnen de organisatie. We hebben nu een positieve benadering, gericht op preventie. We hebben zorg voor álle medewerkers, we willen hen beschermen en weerbaar maken. Waar het om gaat: weten mensen wat voor risico’s ze lopen? Praten ze daarover met elkaar? En hoe kan ik als leidinggevende medewerkers daarbij helpen? Want in een organisatie waarin iedereen doelwit kan worden van criminelen, is gezamenlijke veiligheid topprioriteit.’

Meer informatie over Nanette van Schelven

Nanette van Schelven is directeur-generaal bij de Douane. Ze is in 2022 verkozen tot Overheidsmanager van het Jaar. De jury noemde haar een betrokken manager die heel goed weet wat er speelt in de organisatie. Hiervoor werkte ze acht jaar bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst, in verschillende directiefuncties. Van 2002-2010 was ze MT-lid en plaatsvervangend directeur Juridische Zaken bij het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit.