Werk is mensenwerk en waar mensen samenwerken kunnen dingen misgaan. Er kan dan ook veel spelen in organisaties qua misstanden, zoals grensoverschrijdend gedrag. Door op tijd signalen op te pakken, is een organisatie in staat om tijdig actie te ondernemen en te handelen. Toch zijn veel organisaties nog niet effectief in het opmerken, opvolgen en leren van signalen. Onder leiding van dagvoorzitter Hasna el Maroudi, stonden de Dag en Nacht daarom in het teken van het thema ‘signaalvaardigheid’. ‘We hebben bewust op dit thema ingespeeld om de signaalvaardigheid van organisaties te vergroten. De sprekers en sessies zetten aan tot denken en bieden praktische tips’, blikt medeorganisator Jacques Veldscholten, adviseur bij het CAOP, terug. ‘Dat we daarin zijn geslaagd, horen we terug van de deelnemers. Die waren enthousiast en gaven aan dat ze zijn geïnspireerd.’

Het programma van de Dag van de Integriteit bestond uit een terugblik op de Nacht, twee keynotes en de keuze uit vijf deelsessies.

Terugblik op de Nacht van de Integriteit door Kitty Nooy

Kitty Nooy, voormalig hoofdofficier van justitie en chef Bureau Integriteit bij het Openbaar Ministerie, heet de deelnemers rond tien uur welkom en neemt ze mee in een terugblik op de Nacht van de integriteit, waar burgemeesters, dijkgraven en commissarissen van de Koning te gast waren. Kitty Nooy sprak zelf tijdens de Nacht over het belang van signaalvaardigheid, naast de andere spreker, Willeke Slingeland, die sprak over de invloed van netwerken op integriteit.

Nooy vat samen: ‘Bij grensoverschrijdend gedrag en integriteitsschendingen gaan we vaak op zoek naar wie het heeft gedaan, de rotte appels. Begrijpelijk, maar het is goed om breder te kijken. En dan zie je dat gedrag niet op zichzelf staat, maar systemisch is. Denk bijvoorbeeld aan hoe een netwerk van mensen elkaar al heel lang kent en niet kritisch meer is op elkaar. Daardoor neemt de kans op grensoverschrijdend gedrag en integriteitsschendingen toe. Iedereen verwacht dat bestuurders signaalvaardig zijn. Maar vaak is deze verwachting niet realistisch. Bied hen daarom bijvoorbeeld een training aan. En borg dat de basis – zoals processen en het meldpunt – en de cultuur op orde zijn, anders kunnen signalen niet goed opgevangen worden. Zorg verder dat barrières weg worden genomen.’

Schaamtevrij werken

De eerste keynote werd verzorgd door Aukje Nauta, schrijver en organisatiepsycholoog. ‘Schaamte heeft vaak een negatieve lading. Maar je hebt het nodig om te zorgen voor positieve verandering, ook op het gebied van sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag.’

Nauta illustreerde dit met een persoonlijke ervaring van grensoverschrijdend gedrag tijdens haar bevalling in het ziekenhuis. Dertig jaar praatte ze er met niemand over. Tot ze vorig jaar besloot het te delen. ‘En toen brak ik. Waardoor ik me realiseerde dat emoties er mogen zijn. Dat je alles open en eerlijk moet kunnen zeggen.’ Dat laatste is ook belangrijk bij pesterij: bullygedrag. In een geanimeerd vraag- en antwoordspel met de zaal zette Nauta de deelnemers aan het denken. ‘Schaamte weerhoudt mensen er vaak van om het bullygedrag tegen te gaan. Maar schaamte heeft ook een goede kant. Want het is een signaal aan jezelf dat iets beter kan. Dus koester de schaamte en grijp in. Zo omarm je schaamte en zet je dit op een constructieve manier in.’

Omslag naar een signaalvaardige Douane

De tweede keynote werd verzorgd door Nanette van Schelven, directeur-generaal bij de Douane. Zij schetste hoe zij de Douane had begeleid naar effectievere integriteitsmanagement en signaalvaardigheid. De initiële vraag bij incidenten was: Hoeveel corruptie komt er voor bij de Douane. ‘Die vraag gaat uit van wantrouwen’, zegt Van Schelven. ‘Daarom heb ik de vraag omgedraaid naar: Hoe kwetsbaar is de organisatie en hoe kan ik ‘m weerbaar maken?’ Het vinden van de juiste woorden bleek volgens Van Schelven erg belangrijk: waar mensen in de organisatie aanvankelijk in de weerstand schoten, zorgde een focus op weerbaarheid voor veel positieve energie. ‘Als onderdeel van het plan van aanpak dat opgesteld is, hebben we een theaterstuk laten maken, dat medewerkers helpt in het bewustzijn rond integriteit. Met als basis het belang van een sociaal veilige omgeving om weerbaar te zijn tegen de georganiseerde criminaliteit.’ Door stukjes hieruit opnieuw te tonen aan medewerkers, wordt de organisatie steeds beter in staat om situaties te herkennen en signalen op te pakken. Meer weten over de aanpak van de Douane? Lees dan ons eerdere interview met Nanette van Schelven.

Signalering van onveiligheid door omstanders

Deelnemers konden kiezen uit vijf deelsessies. Tijdens de sessie ‘Signalering door omstanders’ van Saskia Daru, senior projectleider sociale veiligheid, huiselijk en seksueel geweld bij Movisie en Sandra van Maris, senior-adviseur sociale veiligheid en integriteit, bij het CAOP stond centraal dat omstanders een belangrijke rol kunnen spelen in het signaleren van onveiligheid en niet integer gedrag. Het gesprek gaat in op de stappen die omstanders kunnen nemen bij het constateren van grensoverschrijdend gedrag. Op basis van wetenschappelijk onderzoek wordt hiervoor een stappenmodel geschetst: het inzien van de ernst, het nemen van verantwoordelijkheid, het weten hoe in te grijpen en daadwerkelijk ingrijpen. Dat omstanders snel ingrijpen is belangrijk, zo blijkt in het gesprek. ‘Want door als omstander in te grijpen, communiceer je de sociale norm, wat we met elkaar normaal gedrag vinden.’

Of dit in de dagelijkse praktijk ook zo werkt, wordt besproken tijdens de sessie. Zo ervaren deelnemers namelijk dat gedrag vaak complex is en dat het lastig is om gedrag direct te herkennen als ‘goed’ of ‘fout’. ‘Heb je bijvoorbeeld wel de volledige informatie? En voelt het slachtoffer zich wel slachtoffer?’ Het model blijkt hier juist ook handvatten voor te bieden. Zo kun je bijvoorbeeld mensen trainen dat zij hun onzekerheden checken door aan slachtoffers te vragen: ‘Gaat het, ben je oké?’ Vragen die opkwamen bij deelnemers hadden ook betrekking op het eigen gevoel van veiligheid als omstander wanneer je ingrijpt en hoe je dit kan doen als de dader een hoge status heeft. Het gaf deelnemers veel stof tot nadenken. Al eerder spraken we met Saskia Daru en collega Djoeke Ardon van Movisie over grensoverschrijdend gedrag: dat artikel lees je hier.

De vergeten 95%: voortbouwen op wat wél werkt

In de tweetalige deelsessie van sprekers dr. Steven Shorrock, Senior Team Leader Human Factors bij EUROCONTROL en adviseur sociale veiligheid en integriteit dr. Mark Noort bij het CAOP, leren de deelnemers anders te kijken naar signalen over incidenten. Want waar we als integriteitsprofessionals de neiging hebben om te focussen op wat er misgaat, zijn incidenten vaak de uitzondering, niet de regel. Incidenten zijn vaak het topje van de ijsberg van normaal, alledaags gedrag, maar omdat ze tot een vervelende situatie leiden vallen ze op. Mark Noort legt uit: ‘Dit is belangrijk want door beroepsdeformatie – wanneer we naar de wereld gaan kijken zoals ons beroep van ons vraagt – kijken we als vertrouwenspersoon of integriteitscoördinator naar incidenten. We zien dan niet goed meer hoe mensen zich op een dagelijkse basis gedragen en welke risico’s hieraan kleven.’ Tijd voor een omslag dus. Effectieve dienstverlening vraagt om ontwikkeling. Hoe kunnen we het beter doen? Welke lessen kunnen we trekken uit situaties? En dan niet alleen uit de mindere, maar ook uit betere situaties. Wat kunnen we leren van de ‘business as usual’ en de dingen die wél echt goed gaan? Hoe kun je ervoor zorgen dat je de ‘poule van signalen’ uitbreidt door goed te kijken naar elke vorm van gedrag, ook de 95% van gedrag die niet leidt tot incidenten? Neem ook tijd om die situaties te evalueren en er iets van te leren. In een open sfeer en met humor verkennen de deelnemers dit boeiende vraagstuk.

De basis op orde: integraal samenwerken

De randvoorwaarden om systemisch te werken aan sociale veiligheid en integriteit zijn niet altijd goed geregeld. De urgentie van het thema wordt wel gevoeld, maar moet beter worden gefaciliteerd in tijd, is het pleidooi van sprekers Marjolein van Dijk programmaleider sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP en Johri Maat, directeur bureau Integriteit bij DJI. Met Johri Maat spraken we eerder over zijn visie op signaalherkenning en integriteit. Anderhalf uur lang gaan de 30 deelnemers in de interactieve workshop actief aan de slag met verschillende vragen. ‘Een belangrijk onderdeel bij het management van sociale veiligheid en integriteit is het tijdig signaleren van risico’s en kwetsbaarheden en het daaropvolgend nemen van de juiste maatregelen. Werken aan een goede governance om belangrijke thema’s als sociale veiligheid en integriteit te bevorderen, vraagt om kennis over je organisatie,’ aldus Marjolein van Dijk. In de sessie is besproken wat het grootste risico is dat de kwetsbaarheid van de organisatie van de deelnemers beïnvloedt. Dat blijken bijvoorbeeld ongezonde gezagsverhoudingen tussen het management en de werkvloer, druk vanuit de samenleving en de politiek en het wegvallen van sociale cohesie door hybride werken.

Bij het tweede thema is de positionering en invloed van sleutelactoren aan bod gekomen. Sleutelactoren, zoals vertrouwenspersonen en integriteitscoördinatoren, hebben een cruciale functie in de signaalvaardigheid van een organisatie. Ruim de helft van de groep blijkt zich niet te herkennen in de stelling ‘In onze organisatie werken de sleutelactoren naar tevredenheid samen’. Na een crisis blijkt de urgentie om de basis op orde te krijgen vaak wel aanwezig te zijn. Dan gaat iedereen hollen, weet de zaal. Dus koester je crisis. Tot slot is gesproken over de belangrijke rol die een leidinggevende heeft in het bevorderen van sociale veiligheid en integriteit. Johri en Marjolein adviseerden de deelnemers om goed na te denken over hoe je hen goed toerust en faciliteert in hun rol en niet verwacht dat zij wel weten hoe signaalvaardig te zijn.  Ook nadenken over hoe raadzaam het is dat elke leidinggevende een officieel meldpunt is kwam aan de orde. Het kan de medewerker en leidinggevende onnodig kwetsbaar maken en de opvolging in de weg zitten.

Crisis de baas: kennismaking met het World Café

Een crisis kan altijd ontstaan bij incidenten rondom sociale veiligheid en integriteit. Ook als de basis op orde is. Dan kun je er maar beter op voorbereid zijn. Aan drie tafels gaan de vijftien deelnemers onder begeleiding van Fatou Tevette, adviseur sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP, en Dave van Loon, adviseur overheid in transitie bij Kennisland, daarover in gesprek. Zij proeven zo aan de methodiek van het World Café en denken samen na over verschillende deelaspecten van crisismanagement, zoals de communicatie. De werkvorm levert veel inhoudelijke discussie op met nieuwe inzichten bij de deelnemers. Zo blijken de deelnemers aan tafel 1 het er wel over eens te zijn dat de ‘need to know’ belangrijker is dan de ‘nice to know’. De boodschap: houd de kring zo klein mogelijk. Zorg wel dat de relevante betrokkenen goed op de hoogte worden gehouden, al is het maar van de stappen in het proces. Daarmee voorkom je onrust en het neemt vragen weg.’

In tijden van crisis is het ook vaak kiezen tussen snelheid en zorgvuldigheid. Daarmee gaat tafel 2 aan de slag. Aan de ene kant is er de neiging om snel te gaan, want er kan veel druk van buitenaf komen. Maar dat mag niet ten koste gaan van de zorgvuldigheid. In de loop van het tafelgesprek constateren de deelnemers dat veel van de zorgvuldigheid bij de start van het proces zit.

Als er een onderzoeksopdracht komt, hoe wordt die dan geformuleerd? Wie kan die opdracht het best formuleren? En zijn de onderzoekers vervolgens voldoende toegerust voor hun werk? Er zijn dus duidelijke kaders nodig, maar ook bewegingsruimte. Want procedures kunnen je ook in de weg zitten.

Film en debat: The Assistant

Veel indruk maken de twee fragmenten uit de film The Assistant, over een junior assistente van een machtige filmproducent. Ze merkt al snel dat misbruikpesterijen en een gevoel van onveiligheid haar werkdag kleuren. In de eerste korte scene neemt de assistente een telefoontje van de vrouw van de baas aan, waarna hij haar toeschreeuwt dat ze zich niet moet mengen in zijn privézaken. In het tweede fragment ontdekt ze dat de baas van zijn positie misbruik maakt om vrouwen in bed te krijgen. Als ze dat meldt bij HR krijgt ze in zoveel woorden te horen dat ze beter haar mond kan houden, want er liggen 400 cv’s klaar voor haar functie. Bij terugkomst op de afdeling blijken haar baas en alle collega’s al op de hoogte van haar bezoek aan HR.

Jacques Veldscholten, adviseur sociale veiligheid en integriteit bij het CAOP, en Wessel Kok, adviseur onderwijsinnovatie bij Kennisland, zijn na het tonen van de fragmenten samen met de deelnemers op zoek gegaan naar de verschillende signalen. De emoties die bij de junior assistente spelen kwamen ter sprake: schaamte, eenzaamheid, onveiligheid, wanhoop, machteloosheid en fysiek ongemak. Verder werd ook de cultuur als zodanig besproken, die door een deelnemer als ‘macho’ werd omschreven. Haar collega-assistenten vormden namelijk een bondje tegen haar, HR speelt het spelletje mee en doet alsof ze het beste voor hebben met de medewerker terwijl ze dat in feite niet hebben, er zijn geen duidelijke (meld)kanalen en bovendien heeft iedereen te dansen naar de pijpen van de baas.

De film bleek veel op te roepen bij de deelnemers. Het zorgde onder andere voor veel herkenning bij deelnemers die zelf ook in het verleden in een verziekte werksfeer gezeten hebben. Op de vraag hoe men uit een dergelijke werksfeer is gekomen, werd geantwoord dat de organisatie verlaten voor deze persoon de enige optie was. Ook kwamen er andere dilemma’s ter sprake: hoe betrek je bijvoorbeeld collega’s van verschillende niveaus en achtergronden. Bepaald taalgebruik kan namelijk mensen uitsluiten en onveiligheid creëren. En stel dat jouw leidinggevende ongewenst gedrag vertoont richting jou, hoe breng je dit dan breder onder de aandacht binnen de organisatie? Deze en vele andere dilemma’s riepen een hoop op en zorgden voor een levendige discussie. Al met al onderstreepten de filmfragmenten en de bijdragen van de deelnemers de noodzaak van signaalvaardigheid nog maar eens des te meer.

Paneldiscussie anonieme meldingen en incidenten

De Dag wordt afgesloten met een paneldiscussie tussen Johri Maat, Nanette van Schelven en Han Busker, strategisch adviseur bij het CAOP. Hasna el Maroudi vraagt hen welke stappen je kan zetten om grensoverschrijdend gedrag tegen te gaan. Hoe ga je bijvoorbeeld om met anonieme meldingen? De panelleden zijn het erover eens dat een anonieme melding de opvolging compliceert. Busker: ‘Wat een organisatie zich vooral moet afvragen is waarom er anonieme meldingen binnenkomen. Het zegt veel over de cultuur binnen een organisatie als werknemers zich enkel anoniem durven te melden, uit vrees voor wat komen gaat.’ De goede omgang met kleinere incidenten wordt door Maat en Schelven benadrukt. Zo geeft Maat een voorbeeld van een medewerker die per ongeluk een telefoon mee had genomen in een gevangenis. Diens keuze om de telefoon weer naar buiten te smokkelen was hierbij kwalijker dan de aanvankelijke oprechte fout. Van Schelven: ‘Als mensen gewoon aangeven wanneer er iets gebeurt, dan biedt dat alleen maar de mogelijkheid om te leren’.

Dag en Nacht van de Integriteit 2024

Het CAOP organiseert jaarlijks met haar partners de Dag en Nacht van de Integriteit. In 2024 vindt de Dag van de Integriteit plaats op donderdag 26 september. Wil jij in 2024 een inhoudelijke bijdrage leveren op de Dag van de Integriteit over sociale veiligheid en integriteit? Meld je dan aan via integriteit@caop.nl. Afhankelijk van het gekozen thema en benodigde expertise, wordt bekeken of een inhoudelijke bijdrage mogelijk is.