Waarom kun je als directie niet onder de vertrouwenspersoon uit?

Dat grensoverschrijdend gedrag en het belang van vertrouwenspersonen als belangrijk wordt gezien in politieke kringen, is duidelijk. Pieter Omtzigt maakt zich er hard voor dat klokkenluiders misstanden anoniem kunnen melden via een vertrouwenspersoon, Tweede Kamerlid Senna Maatoug (GroenLinks) verdedigt een initiatiefwetsvoorstel voor het verplicht stellen aan werkgevers om werknemers toegang te bieden tot een vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen en het in het leven roepen van een regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld onderschrijven de erkenning en het belang van meer aandacht voor grensoverschrijdend gedrag. En dat moet ook wel, zo bleek uit het rapport ‘Over de grens’ van de Raad voor Cultuur. Daarin stond onder andere:

Waarom is het hebben van een vertrouwenspersoon zo belangrijk?

Tijdens het verdiepende kennisforum van 1 november is Claire Zalm gastspreker. Zij geeft aan waarom het zo belangrijk is om een vertrouwenspersoon te hebben als organisatie: ‘Het hebben van één, of liever zelfs meer vertrouwenspersonen, draagt bij aan een integere en sociaal veilige werkomgeving. Organisaties met vertrouwenspersonen laten zien dat ze een sociaal veilige werkomgeving belangrijk vinden en hiervoor ook maatregelen nemen. Dat is niet alleen prettig voor de medewerkers, maar ook in het voordeel van de organisatie. Want organisaties met een diversiteit aan medewerkers die zich in uiteenlopende omstandigheden voldoende veilig voelen om zichzelf te zijn en zich durven uit te spreken, presteren beter.

Welke competenties heeft een vertrouwenspersoon?

Claire Zalm geeft ook aan hoe de ideale vertrouwenspersoon eruit ziet en over welke competentie een vertrouwenspersoon moet beschikken: ‘Competenties die een vertrouwenspersoon echt moet bezitten, zijn sociaal en toegankelijk, luistervaardig, betrouwbaar, communicatief vaardig, adviesvaardig, analytisch, evenwichtig en natuurlijk empatisch. Maar eigenlijk zijn er nog veel meer zaken belangrijk die bepalen of een vertrouwenspersoon het werk goed kan doen. Zo moet een vertrouwenspersoon het vertrouwen genieten van de medewerkers én het management en heeft een vertrouwenspersoon voldoende reflectie- en relativeringsvermogen. Een medewerker met een probleem moet zich geholpen voelen en de ruimte krijgen voor eigen inzichten, belangenafwegingen en besluiten. Maar wat ook echt belangrijk is: een vertrouwenspersoon moet gevoel hebben voor proportionaliteit en medewerkers kunnen helpen met het formuleren van de meest effectieve route voor een oplossing die tegelijkertijd de minst negatieve impact heeft op alle betrokkenen. Dat betekent dus ook dat een vertrouwenspersoon moet kunnen inschatten dat een informele weg soms effectiever is, dan het bewandelen van de formele route. En vooral niet zelf op onderzoek uitgaan. Een vertrouwenspersoon is dus ook geen belangenbehartiger, maar meer een sparringspartner.’

‘Daarnaast is het goed als de vertrouwenspersoon een specialisme heeft, bijvoorbeeld discriminatie, of seksueel overschrijdend gedrag, en onderdeel uitmaakt van een groep vertrouwenspersonen dat divers van samenstelling is’, vertelt Claire Zalm verder. ‘Het bieden van rust en structuur en helpen met het scheiden van feiten van emoties. En, uiteraard, een vertrouwenspersoon is goed op de hoogte van de meldstructuren van de organisatie. Daarnaast zorgt een vertrouwenspersoon voor een goede verslaglegging, het signaleren van trends en gevraagd en ongevraagd advies over integriteitsrisico’s en omgangsvormen.’

De directie is aan zet en moet vertrouwenswerk agenderen

Het functioneren van het vertrouwenswerk in een organisatie staat of valt bij een directie die het belang van het vertrouwenswerk onderschrijft en actief ondersteunt. Claire Zalm vult aan: ‘Er moet dan ook wel wederzijds vertrouwen zijn tussen de directie en de vertrouwenspersoon. Afspraken moeten nagekomen worden, van beide kanten, en de directie straalt uit dat de deur altijd open staat voor de vertrouwenspersoon. Het is ook goed voor het wederzijdse vertrouwen als de directie op eigen initiatief regelmatig contact opneemt met de vertrouwenspersoon.’ Vertrouwenspersonen moeten een opleiding gevolgd hebben. Zij moeten naast hun arbeidsovereenkomst een addendum ontvangen, waarin hun onafhankelijke en neutrale positie, opleidings- en bijscholingsmogelijkheden, tijdsbesteding en bescherming tegen benadeling geregeld zijn.

‘Maar nog belangrijker is de actieve promotie van het vertrouwenswerk door de directie’, geeft Claire Zalm aan. ‘En die promotie moet niet eenmalig zijn, maar telkens terugkomen. En de vertrouwenspersoon moet niet alleen samenwerken met de directie en met alle anderen in zijn netwerk, zoals OR-leden, integriteitscoördinatoren en HRM’ers, maar ook de rug recht weten te houden als bijvoorbeeld wordt gevraagd informatie te delen die vertrouwelijk is. Een niet te onderschatten rol dus.’

Vertrouwenspersonen actief aanbevelen en niet huiverig zijn

Een veelgehoorde angst is dat organisaties hun vertrouwenspersonen niet actief willen aanbevelen, omdat zij huiverig zijn dat het een beeld van een onveilige werkomgeving schept. Claire Zalm is daar duidelijk over: ‘Organisaties die een goed integriteitsvangnet hebben, waarvan vertrouwenspersonen een belangrijk onderdeel zijn, nemen hun missie en het welzijn van medewerkers serieus. Organisaties met een sociaal veilige werkomgeving waarin medewerkers zichzelf kunnen zijn en zichzelf durven uitspreken, presteren namelijk beter. Bovendien komen via de jaarrapportages van de vertrouwenspersonen aandachts- en knelpunten naar voren waarvan het management van de organisatie mogelijk zelf nog geen kennis van had en juist van kan leren.’

Kennisforum vertrouwenspersonen

Het CAOP helpt directies, vertrouwenspersonen en anderen uit het vertrouwens- en integriteitsnetwerk binnen organisaties. Naast de opleidingen voor vertrouwenspersonen wordt op 1 november ook een verdiepend kennisforum vertrouwenspersonen georganiseerd. Tijdens dit kennisforum komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Effectief samenwerken met de directie: kansen zien en grijpen en – zo nodig – je rug recht houden
• Positioneren van het vertrouwenswerk: het vertrouwenswerk op de kaart zetten en houden in je organisatie
• Regietheater met trainingsacteurs: hoe kan regietheater met behulp van trainingsacteurs nuttig zijn voor jou en je organisatie?
• Visie gastspreker: Claire Zalm deelt als gastspreker haar visie op het vertrouwenswerk
• Update: Wat betekent de Wet bescherming klokkenluiders voor het vertrouwenswerk?