Welke competenties heeft een vertrouwenspersoon?
Claire Zalm geeft ook aan hoe de ideale vertrouwenspersoon eruit ziet en over welke competentie een vertrouwenspersoon moet beschikken: ‘Competenties die een vertrouwenspersoon echt moet bezitten, zijn sociaal en toegankelijk, luistervaardig, betrouwbaar, communicatief vaardig, adviesvaardig, analytisch, evenwichtig en natuurlijk empatisch. Maar eigenlijk zijn er nog veel meer zaken belangrijk die bepalen of een vertrouwenspersoon het werk goed kan doen. Zo moet een vertrouwenspersoon het vertrouwen genieten van de medewerkers én het management en heeft een vertrouwenspersoon voldoende reflectie- en relativeringsvermogen. Een medewerker met een probleem moet zich geholpen voelen en de ruimte krijgen voor eigen inzichten, belangenafwegingen en besluiten. Maar wat ook echt belangrijk is: een vertrouwenspersoon moet gevoel hebben voor proportionaliteit en medewerkers kunnen helpen met het formuleren van de meest effectieve route voor een oplossing die tegelijkertijd de minst negatieve impact heeft op alle betrokkenen. Dat betekent dus ook dat een vertrouwenspersoon moet kunnen inschatten dat een informele weg soms effectiever is, dan het bewandelen van de formele route. En vooral niet zelf op onderzoek uitgaan. Een vertrouwenspersoon is dus ook geen belangenbehartiger, maar meer een sparringspartner.’
‘Daarnaast is het goed als de vertrouwenspersoon een specialisme heeft, bijvoorbeeld discriminatie, of seksueel overschrijdend gedrag, en onderdeel uitmaakt van een groep vertrouwenspersonen dat divers van samenstelling is’, vertelt Claire Zalm verder. ‘Het bieden van rust en structuur en helpen met het scheiden van feiten van emoties. En, uiteraard, een vertrouwenspersoon is goed op de hoogte van de meldstructuren van de organisatie. Daarnaast zorgt een vertrouwenspersoon voor een goede verslaglegging, het signaleren van trends en gevraagd en ongevraagd advies over integriteitsrisico’s en omgangsvormen.’
De directie is aan zet en moet vertrouwenswerk agenderen
Het functioneren van het vertrouwenswerk in een organisatie staat of valt bij een directie die het belang van het vertrouwenswerk onderschrijft en actief ondersteunt. Claire Zalm vult aan: ‘Er moet dan ook wel wederzijds vertrouwen zijn tussen de directie en de vertrouwenspersoon. Afspraken moeten nagekomen worden, van beide kanten, en de directie straalt uit dat de deur altijd open staat voor de vertrouwenspersoon. Het is ook goed voor het wederzijdse vertrouwen als de directie op eigen initiatief regelmatig contact opneemt met de vertrouwenspersoon.’ Vertrouwenspersonen moeten een opleiding gevolgd hebben. Zij moeten naast hun arbeidsovereenkomst een addendum ontvangen, waarin hun onafhankelijke en neutrale positie, opleidings- en bijscholingsmogelijkheden, tijdsbesteding en bescherming tegen benadeling geregeld zijn.
‘Maar nog belangrijker is de actieve promotie van het vertrouwenswerk door de directie’, geeft Claire Zalm aan. ‘En die promotie moet niet eenmalig zijn, maar telkens terugkomen. En de vertrouwenspersoon moet niet alleen samenwerken met de directie en met alle anderen in zijn netwerk, zoals OR-leden, integriteitscoördinatoren en HRM’ers, maar ook de rug recht weten te houden als bijvoorbeeld wordt gevraagd informatie te delen die vertrouwelijk is. Een niet te onderschatten rol dus.’
