Eén vertrouwenspersoon voor melders en beschuldigden: pleidooi voor eenheid in vertrouwenswerk

CAOP staat erachter dat organisaties veiligheid en zorg moeten bieden aan beschuldigden. Er moet voor iedereen een luisterend oor zijn, óók voor beklaagden. CAOP denk dat die rol bij uitstek vervuld kan worden door de reeds aangestelde vertrouwenspersonen binnen organisaties. Een belangrijke kanttekening hierbij is wel dat een vertrouwenspersoon nooit zowel een melder als beschuldigde in dezelfde casus kan ondersteunen.

Lees de eerdere artikelen over het zo optimaal mogelijk benutten van de vertrouwenspersoon: deel 1 en deel 2.

Mogelijke risico’s van een aparte functionaris voor beschuldigden

Het opknippen van de vertrouwensfunctie in een aparte rol voor het bijstaan van beschuldigden kan allereerst voor verwarring zorgen onder medewerkers over bij wie ze terechtkunnen en met welk doel. We zien in de praktijk dat veel medewerkers het lastig vinden om onderscheid te maken tussen de rollen van verschillende functionarissen, zoals de integriteitscoördinator, vertrouwenspersoon, personeelsraadgever, ombudsfunctionaris, etc. Een extra functionaris voor beschuldigden kan juist de drempel verhogen voor medewerkers om hulp te zoeken in een kwetsbare situatie.

In de tweede plaats kan de introductie van een aparte ondersteuner voor beschuldigden de schijn van partijdigheid wekken. Zo zou het beeld kunnen ontstaan dat er een ‘kamp voor de melder’ en een ‘kamp voor de beschuldigde’ is, terwijl de vertrouwenspersoon er zou moeten zijn voor het brede belang van de organisatie. Dat betekent in de praktijk dat de vertrouwenspersoon zelf geen partij kiest, noch de rol van belangenbehartiger aanneemt.

Ten derde zien we in de praktijk dat vertrouwenspersonen in de meeste gevallen melders bijstaan. Dat melders worden bijgestaan is uiteraard van groot belang. Maar als vertrouwenspersonen alleen bekend raken met de kant van melders in kwesties, brengt dit het risico met zich mee op een (te) eenzijdige kijk op het vertrouwenswerk.

Twee aparte rollen, hoe goed bedoeld ook, betekenen dat er vaker en meer opleidingen nodig zijn. Los van inhoudelijke en organisatorische afwegingen brengt dat simpelweg extra kosten en inspanning met zich mee.

Een luisterend oor voor iedereen

Vertrouwenspersonen krijgen een breder en genuanceerder perspectief op het vertrouwenswerk als zij zowel melders als beschuldigden ondersteunen. Wie als vertrouwenspersoon beide kanten begrijpt en heeft meegemaakt, ziet scherper hoe situaties escaleren en de onderliggende dynamiek. Die kennis en ervaring zijn van grote waarde voor een passende ondersteuning van melders/beschuldigden én advies aan de organisatie.

De huidige discussie over een aparte vertrouwenspersoon voor beschuldigden doet denken aan een eerdere, vergelijkbare discussie: die over het scheiden van de rollen van vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen. Ook daarvan vinden wij dat het niet raadzaam is om deze rollen te splitsen. De belangrijkste reden hiervoor is dat het combineren zorgt voor meer deskundigheid en meer ‘vlieguren’ voor de vertrouwenspersoon op het brede palet van vraagstukken. Het leidt tot een allround functionaris, waar je als medewerker met uiteenlopende kwesties terecht kunt, zonder dat je als melder eerst zelf hoeft te bepalen onder welk label jouw vraagstuk precies valt.

Binnen onze visie is de vertrouwenspersoon dus bij uitstek geschikt om zowel melders als beschuldigden te ondersteunen. De vertrouwenspersoon is er immers niet om te oordelen, maar om te luisteren, te ondersteunen en de juiste route te helpen vinden binnen of buiten de organisatie.

Zorgvuldige begeleiding door vertrouwenspersonen

Zorgvuldigheid staat altijd voorop in het vertrouwenswerk. Heel concreet betekent dat in de eerste plaats dat een vertrouwenspersoon in één casus maar één partij ondersteunt. Wie zowel melder als beschuldigde bijstaat, belandt onvermijdelijk tussen de partijen, waardoor de vertrouwensrelatie en onafhankelijke positie onder druk komen te staan. Dit vraagt dus om meerdere vertrouwenspersonen binnen een organisatie die onafhankelijk van elkaar opereren. Als dat binnen de organisatie niet mogelijk is, kan het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon uitkomst bieden.

In de tweede plaats vraagt dit om een duidelijke rolverdeling tussen de vertrouwenspersonen om de vertrouwelijkheid te borgen. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat wat zij delen, strikt vertrouwelijk blijft. Dit betekent bijvoorbeeld dat duidelijk is dat de vertrouwenspersonen niet met elkaar kunnen sparren als beiden één partij ondersteunen in dezelfde casus. Duidelijke interne afspraken over taakverdeling, geheimhouding en dossiervorming zorgen ervoor dat vertrouwelijkheid gewaarborgd blijft, ook als beide partijen zich tot een vertrouwenspersoon wenden. De sleutel in het kunnen begeleiden van beide partijen ligt in zorgvuldige organisatie, rolzuiverheid en professionalisering.

Werkgevers en bestuurders moeten zorgen voor een stevig systeem van vertrouwenspersonen

De praktijk laat zien dat goed opgeleide vertrouwenspersonen, die weten hoe ze moeten omgaan met spanningsvelden, rolzuiverheid, en morele complexiteit, uitstekend in staat zijn om beide kanten van het verhaal te begeleiden. Maar dat moet wel gefaciliteerd worden door de organisatie(structuur). Werkgevers en bestuurders hebben hierin een duidelijke verantwoordelijkheid: zij moeten zorgen voor een stevig systeem van vertrouwenspersonen. Dat vraagt om investering in opleiding, voldoende capaciteit, heldere positionering, concrete afspraken en duidelijke communicatie richting medewerkers.

Het aanstellen van een aparte functionaris voor de beschuldigde is vanuit de visie van het CAOP dus geen noodzakelijke stap. Investeer liever in één stevig, rolzuiver stelsel van goed opgeleide vertrouwenspersonen dat plaats biedt aan melder én beschuldigde. Een eenduidig en helder systeem stimuleert de continue professionele groei van vertrouwenspersonen, en dat vertaalt zich in voelbaar betere zorg, zowel voor melder als beschuldigde.